Informacje o nowych artykułach i sposobach oszczędzania pieniędzy prosto na Twój e-mail

    

WNOP 023: Higiena pocztowa, czyli 12 podpowiedzi jak radzić sobie z zalewem e-maili

przez Michał Szafrański dodano 23 marca 2014 · 60 komentarzy

Play

FB-higiena-pocztowa

Czy też czasami tak masz, że siedzisz z nosem w poczcie i namnaża się ona szybciej niż jesteś w stanie odpisywać? Pora coś zmienić.

Ten odcinek podcastu wyjątkowo publikuję w niedzielę, czyli dzień wcześniej niż planowałem. Dlaczego? Bo wierzę, że porady, pomysły i wskazówki, które w nim daję, mogą się Wam przydać już od poniedziałku 🙂

Dzielę się moimi przemyśleniami dotyczącymi tego, jak radzić sobie z zalewem poczty elektronicznej. 12 punktów, które omawiam, to podsumowanie i esencja moich 20-letnich doświadczeń w pracy z e-mailem.

Dla jasności: to co przedstawiam, to nie jest “uniwersalna prawda”. To tylko moje subiektywne spojrzenie na ten temat, które – być może – będzie dla Was przydatne. Szczególnie, jeśli obecnie nie radzicie sobie z natłokiem e-maili i spraw, które do Was trafiają. Ale słuchając pamiętajcie, że to jest tylko i wyłącznie mój sposób pracy z pocztą i daleki jestem od twierdzenia, że jest to “najlepszy scenariusz”. On jest najlepszy dla mnie, ale nie musi być najlepszy dla Was.

Ja z kolei chętnie przeczytam komentarze dotyczące Waszych sposobów na skuteczną pracę z pocztą. I liczę na to, że nauczę się od Was czegoś nowego 🙂

W tym odcinku usłyszysz:

  • Jak wygląda mój proces zarządzania pocztą?
  • Gdzie i kiedy nie powinno zajmować się skrzynką pocztową?
  • Dlaczego przestałem przeglądać pocztę na telefonie komórkowym?
  • 12 elementów mojej higieny pocztowej
  • Z jakich narzędzi korzystam, by praca z pocztą była jak najefektywniejsza?
  • Jakie ponosiłem porażki związane z obsługą poczty?
  • W jaki sposób udaje mi się osiągać stan “inbox zero”?
  • Jak radzę sobie z zalewem maili z subskrypcji?
  • Jak zarządzam mailami na telefonie?
  • Moje przykładowe szablony odpowiedzi na emaile.
  • W jaki sposób porządkuję i sortuję pocztę?
  • Dlaczego nie używam automatycznego filtrowania poczty?

Kliknij prawym przyciskiem, aby ściągnąć podcast jako plik MP3.

Strony, osoby i tematy wymienione w podcast’cie:

Zapowiedź następnego odcinka podcastu

Następny odcinek podcastu “Więcej niż oszczędzanie pieniędzy” ukaże się za dwa tygodnie. Jeśli wszystko się potoczy zgodnie z moim planem, to wystąpi w nim inspirująca osoba, która w ubiegłym roku otrzymała “Złoty Krzyż Zasługi” z rąk Prezydenta RP. Ci Zainteresowane osoby dowiedzą się pewnie o kogo chodzi 🙂

Pytanie lub komentarz? Zostaw mi wiadomość!

Masz pytanie? Możesz skorzystać z tego linku i nagrać dla mnie wiadomość głosową z wykorzystaniem mikrofonu Twojego komputera. Pamiętaj, że jedna wiadomość może mieć maksymalnie 90 sekund (ale możesz ich nagrać kilka) 🙂

Jeśli nagrywając pytanie przedstawisz się i podasz adres swojego bloga (lub strony WWW), to zlinkuję do niego tak jak uczyniłem w poprzednich odcinkach podcastu. To może pomóc w promocji Twojego bloga, więc tym bardziej zachęcam do zadawania pytań głosowo.

Będę Ci również wdzięczny za każdy komentarz. Napisz proszę, czy podobał Ci się ten odcinek podcastu. Chętnie z Wami podyskutuję i odpowiem na ewentualne dodatkowe pytania.

Skąd pobrać podcast

Podcast dostępny jest dla Was w wielu miejscach:

A jeśli podoba Ci się podcast, to będę Ci bardzo wdzięczny, jeśli poświęcisz minutkę i zostawisz swoją ocenę oraz krótką recenzję w iTunes. Wasze głosy powodują, że mój podcast trafia do rankingów iTunes. Dzięki temu łatwiej jest do niego dotrzeć tym osobom, które jeszcze nigdy go nie słyszały. A na tym bardzo mi zależy 🙂

Oceń podcast “Więcej niż oszczędzanie pieniędzy” <–

Jeszcze raz bardzo Ci dziękuję za Twoje wsparcie i życzę Ci świetnego dnia! 🙂

Transkrypt podcastu

Kliknij tutaj, aby pobrać spisaną treść podcastu (PDF).

"Finansowy ninja" - podręcznik finansów osobistych

Finansowy ninjaMożna już zamawiać moją książkę "Finansowy ninja". To ponad 540 stron praktycznej wiedzy o oszczędzaniu, zarabianiu, optymalizacji podatkowej, negocjowaniu i inwestowaniu, które pomogą Ci zostać prawdziwym finansowym ninja i osiągnąć bezpieczeństwo finansowe.

Przewodnik po finansach osobistych, który każdy powinien przeczytać jeszcze w szkole.

PRZEJDŹ NA STRONĘ KSIĄŻKI →

Podobał Ci się ten artykuł?

Jeśli tak, to zarejestruj się aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach o oszczędzaniu pieniędzy. Nie ujawnię nikomu Twojego adresu!



{ 60 komentarzy… przeczytaj komentarze albo dodaj nowy komentarz }

MarcinDl Marzec 23, 2014 o 15:21

Z zalewem maili radzę sobie całkiem dobrze, Gmail i Outlook pomagają w tym!

Ja mam tak zrobione, że jedną skrzynkę (na Gmail’u) mam do rzeczy właśnie prywatnych, firmowych itp., a z kolei na Outlook’u różnego rodzaju sklepy czy strony internetowe wymagające logowania się.

Ale wielkie problemy mam z zakładkami w Chromie. Zawsze mam z 20 czy 30 zakładek do przeczytania „na później”. Nie bardzo potrafię sobie z uporządkowaniem ich poradzić. 😀

Odpowiedz

Szymon Małek Marzec 24, 2014 o 00:18

Hej

Rozwiązaniem które ja stosuję do zakładek przeczytania na później jest aplikacją Pocket. Dzięki której możesz zachować artykuły do przeczytania na później, a w połączeniu z aplikacją mobilna i syntezator em mowy IVONA jest to rewelacyjne rozwiązanie do słuchania artykułów w samochodzie. Sprawdź ale mi to ułatwiło bardzo.

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:38

Hej Marcin,

Ja z kolei do artykułów „do przeczytania potem” wykorzystuję właśnie Evernote i jego Web Clipper – wtyczkę, którą instaluje się w Chrome. Pozwala ona wysyłać cały artykuł, całą stronę, zaznaczony obszar lub samą zakładkę (link z opisem) do Evernote. Tam to sobie raz w tygodniu przeglądam, czytam, kataloguję lub od razu wyrzucam po przeczytaniu.

Pozdrawiam 🙂

Odpowiedz

Monika Luty 10, 2016 o 20:21

Polecam apkę Pocket 🙂 jest świetna właśnie do takich rzeczy „do przeczytania później” 🙂 https://getpocket.com/

Odpowiedz

Michał Marzec 23, 2014 o 16:37

Nie ma w iTunes 🙁

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 23, 2014 o 16:40

Hej Michał,

Właśnie sprawdziłem na komórce i już mi się ściąga z iTunes. Sprawdź proszę jeszcze raz.

Pozdrawiam

Odpowiedz

Michał Marzec 23, 2014 o 16:44

Faktycznie na telefonie jest, a sprawdzałem na stronie jak i w iTunsie na PC i https://www.dropbox.com/s/klq87vv7ogtpwjh/Zrzut%20ekranu%202014-03-23%2016.41.38.png możliwe że jeszcze się przetwarza więc zabieram się za słuchanie na telefonie 🙂

Pozdrawiam

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:39

Hej Michał,

Tak to niestety bywa, że iTunes synchronizuje się z pewnym opóźnieniem. Niemniej jednak z tego co widzę w tej chwili podcast jest już wszędzie dostępny.

Pozdrawiam

Odpowiedz

Magdalaena Marzec 23, 2014 o 17:13

Tradycyjnie – nie słucham podcasta, ale się wypowiem 😉
W ogóle nie mam problemu z zalewem maili. Mam chyba z 10 adresów pocztowych do różnych celów, wszystkie ściągam na laptopa i przepuszczam przez bogatą sieć filtrów. I wiem, gdzie mam reklamy, gdzie spam, a gdzie maile o koleżanek.

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:41

Hej Magdalaena,

Też kiedyś próbowałem posługiwać się filtrami i regułami, ale w końcu porzuciłem ten system, gdyż po prostu zdarzało się, że do niektórych folderów zaglądałem bardzo sporadycznie i poczta mi umykała…

Pozdrawiam

Odpowiedz

Leon Marzec 23, 2014 o 17:26

Ja mam kilkanaście skrzynek pocztowych ze względu na rodzaj wykonywanej pracy, aczkolwiek 60% z nich jest podpięta i zarządzana przez jedną – na gmailu. Dzięki temu mam wszystkie wiadomości pod ręką i zero problemów ze spamem.

Leon.

Odpowiedz

Szymon Marzec 23, 2014 o 18:55

Co do następnego odcinka to znalazłem to: „Założyciel serwisu Audioteka.pl odznaczony przez prezydenta Bronisława Komorowskiego” 🙂

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 23, 2014 o 19:25

Brawo Szymon!

Trafiony-zatopiony. Marcin Beme z Audioteka.pl – o ile wszystko się uda.

Pozdrawiam 🙂

Odpowiedz

Hubert Oleszczuk Marzec 23, 2014 o 20:32

Unroll.me – 141 subskrypcji. Nie mam pojęcia jakim cudem zapisałem się do tak dużej ilości newsletterów. Zaletą tej aplikacji jest to, że pozwala się wypisać z newsletterów, które nie mają na dole linka do anulowania subskrypcji.
Jeżeli chodzi o e-mail to najgorsze jest sprawdzanie jednego e-maila kilka razy. To sprawia, że traci się tylko czas na wielokrotne zapoznawanie się z treścią. Dlatego przestałem sprawdzać pocztę na telefonie, gdy byłem poza domem, bo często nie byłem w stanie zrobić notatek, gdy e-mail prowadził do ciekawego artykułu.
Najlepiej sprawdzać pocztę wtedy kiedy ma się na to czas, a nie w międzyczasie bo często z tego nic nie wyjdzie i trzeba będzie jeszcze raz czytać maile.

Odpowiedz

Daria Marzec 23, 2014 o 21:10

Czuję, że unroll.me zmieni moje życie – dzięki!

Odpowiedz

Kaszczu Marzec 23, 2014 o 23:28

Jestem wlasnie po urlopie, jutro czas do pracy.. Trafiles z tym postem w dziesiatke :))
Znajomy kiedys mi powiedzial jego sposob na powrot do pracy i poradzenie sobie z wszystkimi mailami…

– Kaszczu, zaznacz wszystkie, shift + del. Jak ktoras sprawa byla/jest pilna, napewno sie z Toba skontaktuja! 🙂

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:43

Hej Kaszczu,

SHIFT-DEL to tylko tymczasowe rozwiązanie, ale fakt, że skuteczne 🙂 U mnie niestety takie rozwiązanie wiąże się zawsze z poczuciem winy, którego nie lubię 😉

Pozdrawiam

Odpowiedz

Igor Marzec 24, 2014 o 10:55

Gdyby pracował dla mnie, to zwolniłbym twojego znajomego :]

Odpowiedz

Krzysztof Marzec 23, 2014 o 23:56

Michale,
A dlaczego nie FAQ?
Wystarczy, że w mailach odniesiesz się do FAQ, którego stworzyłbyś na blogu i po sprawie. Taki FAQ na Twoim blogu to duże ułatwienie.

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:45

Hej Krzysztof,

Myślałem kiedyś nad tym, ale niestety często otrzymuję pytania dotyczące tych rzeczy, które na blogu są już opublikowane – i to w bardzo widocznych miejscach – a i tak te pytania do mnie trafiają. FAQ tylko częściowo może rozwiązać ten problem, ale to dobry pomysł na niektóre zagadnienia.

Pozdrawiam

Odpowiedz

Michał Marzec 24, 2014 o 08:01

No cóż ja z natłokiem maili poradziłem sobie … zmianą pracy. Nie jest może oryginalnie, jest na pewno radykalnie, ale też i skutecznie. 🙂 

Pozdrawiam
Michał

Odpowiedz

Johny Marzec 24, 2014 o 09:35

Dziennie dostaje średnio 20-30 maili. Większość z nich, to zwykłe reklamy. W tym gąszczu spamerskich wiadomości ciężką znaleźć maila na którego czekałem…

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 10:47

Hej Johny,

Ja po przesiadce na Gmaila jestem zadowolony ze skuteczności filtrowania spamu. Nie narzekam na zawartość skrzynki odbiorczej 🙂

Pozdrawiam

Odpowiedz

Nina Kwiecień 7, 2017 o 12:06

Hej wszystkim!
Ja wykupiłam sobie opcję bez reklam i płacę za tę usługę 8zł rocznie – nie wiedziałam, że to takie tanie! przez jakiś czas monitorowałam co mi wpada do spamu i jak stwierdziłam, że bardzo dobrze filtruje niemal nie dostaję już spamowych wiadomości, oznaczam jako spam i mam niemal idealnie czystą skrzynkę mailową.
To jest moje bardzo stare konto i mam drugie na wszystkie tymczasowe konta i różne jeszcze bardziej spamowe subskrypcje. i to działa, niemal tam nie zaglądam a widzę, jak pączkuje mi liczba serwisów, bo najzwyczajniej się odsprzedaje listy mailingowe.

pozdrawiam,
Nina

Odpowiedz

Kamila Marzec 24, 2014 o 12:14

Ja mam kilka mailii i staram się każdy podawać do czego innego, tj. do sklepów internetowych, do znajomych, do ewentualnych pracodawców, do subskrycji, mailii z bloga itd… Nie powiem jest to problematyczne, gdy otwierając raz na dwa dni każdego maila, muszę najpierw przyglądać się, co jest śmieciem dla mnie, a co powinnam przeczytać. Czytając Twój post i słuchając Twój podcast uświadomiłam sobie, że mam jeszcze dużo do nauczenia się i mogę sobie uprościć życie. Mam tylko nadzieję, że znajdę na to czas, by sobie wszystko sensownie poukładać. Dziękuję za tyle ważnych informacji, których obecnie nie jestem w stanie wyszukać:) Pozdrawiam:)

Odpowiedz

Arkadiusz Marzec 24, 2014 o 12:40

Z mojej strony mogę polecić narzędzie do Gmaila o nazwie ActiveInbox. Korzystam od ponad roku zarówno do spraw firmowych jak i prywatnych. Jeżeli ktoś jest zadowolony z GTD to z tego dodatku też będzie. http://www.activeinboxhq.com/

Cytat z ich strony: It’s also for people who love Inbox Zero and GTD®

Odpowiedz

Michal Marzec 24, 2014 o 15:32

Patent z TextExpander ciekawy.
Trochę powolniejszy, ale darmowa i dość skuteczna jest wtyczka „Canned Responses” do Gmaila. To chyba jest Lab Feature, o ile dobrze pamiętam.
Proste snippety pozwala wklejać także Alfred na Macu – trzeba mieć wykupioną wersję Powerpack za 17 funtów.

Mój ulubiony „hack” to rozumienie zasady „im więcej wysyłam tym więcej dostaję” 😉

Odpowiedz

Kocioł Marzec 24, 2014 o 18:07

Hm… Fajne te wszystkie sposoby… Warto jednak pamiętać że po drugiej stronie tej zautomatyzowanej odpowiedzi jest człowiek, który jednak poświęcił swój czas na napisanie maila do Ciebie Michale. Może nie przyszło mu tak łatwo, jak tym mającym „lekkie pióro”, i to skłania do zastanowienia czy to nie jest lekceważenie (oczywiście w elegancki sposób) tych, dla których ten blog powstał, czyli dla jego czytelników. Trochę powiało sukcesem skoro kontakty od czytelników są traktowane jako ptoblem na który trzeba poświęcać cenny trash time. Ot taka skromna refleksja mi się nasunęła po odsłuchaniu podcastu.

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 19:10

Hej Kocioł,

Dziękuję za komentarz. Dla jasności: ja nie mówię, że zautomatyzowany sposób odpowiadania dotyczy 100% mojej komunikacji. Dotyczy tych e-maili, na które da się w ten sposób odpowiedzieć.

Łatwo jest napisać „lekceważenie”, ale zastanów się uczciwie jaka jest alternatywa? Napisz proszę wprost jakie widzisz rozwiązanie? Sensowne porady zawsze w cenie 🙂

Pozdrawiam

Odpowiedz

Nina Kwiecień 7, 2017 o 12:14

To ja się wypowiem w obronie Michała – zupełnie się zgadzam i wcale nie uważam, że to lekceważenie nadawcy – po prostu czasami trzeba odpisać i to naprawdę czasami takie same maile więc naprawdę chodzi tylko o tracenie czasu na pisanie odpowiedzi, jaką wysłałeś już paręnaście lub paręset razy.

Co do asertywności w odpisywaniu – przykłady o poradach indywidualnych czy konkretnych pytaniach – ja obserwuję Michała już przez jakiś czas i jego posty i podcasty naprawdę traktują w kompleksowy sposób o pewnych zagadnieniach – a ludzie ich nie czytają i nie mają nastawienia na refleksję i zaznajomienie się z tematem. i odesłanie do czytania bloga to najlepszy sposób – bo jak ktoś nie ma zamiaru zrobić wysiłku i samemu poszukać źródeł wiedzy, zweryfikować swojej sytuacji i zrobić wysiłku z własnej strony to czemu ma zawracać komuś d***, żeby traktował go indywidualnie i dał mu indywidualne porady???

co więcej – Michał to wszystko czyta i na pewno (sądząc po jego charakterze) jest w stanie filtrować maile, na które i tak odpisze samodzielnie.

Pozdrawiam

Odpowiedz

LT Marzec 24, 2014 o 18:23

– sam mama Maca wiec interesujacym rozwiazaniem wydaje sie ten Text Expander, o ktorym wspominasz. czy dziala on z Mac’owskim klientem poczty rowniez?

– co bym dodal od siebie to, ze nie uzywam w necie i korespondencji ogolnej polskich znakow. straasznie to przyspiesza komunikacje w moim przypadku gdy juz weszlo mi to w krew, te kilka cennych sekund, ktore urywa sie na kazdym mailu przy setkach daje realne oszczednosci i nie uwazam tego (zanim podniesie sie larum) za brak szacunku dla adwersarza. znajomi i wszyscy z ktorymi sie komunikuje uwazaja to za dobry pomysl, w koncu liczy sie meritum i sam fakt bycia z kims w kontakcie niz to czy jest kreseczka nad litera czy nie. tak, mamy swoje znaki, do ktorych pisania musimy uzywac alta w j. polskim ale bez nich tekst tez jest calkowicie czytelny. oczywiscie komunikujac sie z klientami lub w sprawach sluzbowych juz uzywam polskich znakow.
a jakie jest Wasze zdanie na ten temat?
pozdrawiam

Odpowiedz

wojt Kwiecień 6, 2014 o 08:10

Dlaczego zaraz „adwersarz” (przeciwnik w dyskusji, osoba wrogo nastawiona)? Nie wszyscy z którymi wymieniamy korespondencję mają wrogie nastawienie 😉 Poza tym odnośnie plznaczków – jest różnica czy komuś robisz „łaskę” czy „laske” 😉

Odpowiedz

Alicja Marzec 24, 2014 o 20:48

Hej,
Bardzo dobry pomysł z wchodzeniem na pocztę 2 x dziennie!
Zastosuję to z całą pewnością i do Facebook, który kradnie mi czas o wiele bardziej 🙂
Dziękuję i pozdrawiam

Odpowiedz

my-name Marzec 24, 2014 o 20:56

Witam.
A nie lepiej zatrudnić kogoś do obsługi korespondencji? Listy do Billa Gatesa przez całą dobę czyta sztab ludzi i to oni robią za filtry. Podcastu niestety nie słuchałem bo to nie na możliwości mojego łącza.
Pozdrawiam.

Odpowiedz

Łukasz Marzec 24, 2014 o 22:52

Zapytam Cię może trochę niedyskretnie 😉 Te 200-300 maili liczysz razem z powiadomieniami o nowych komentarzach na blogu (nie przesłuchałem jeszcze całego podkastu, być może w nim jest odpowiedź) 🙂

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 23:04

Hej Łukasz,

Dziękuję za komentarz. Powiadomień o komentarzach nie liczę 😉 Ale jak najbardziej do liczy maili włączają się np. powiadomienia z systemów afiliacyjnych o zmianach, promocjach itp.

Pozdrawiam

Odpowiedz

Łukasz Marzec 24, 2014 o 23:31

O matuchno kochana, Michał, to Ty masz niezłą orkę na ugorze 🙂
I maili masz w takim razie więcej, bo na niektóre komentarze też warto odpisać na blogu.

Odpowiedz

Michał Szafrański Marzec 24, 2014 o 23:59

Cena popularności i dodatkowo chyba jednak mocna specyfika tematyki. Całkiem sporo osób woli wysłać maila niż dzielić się dylematami finansowymi w komentarzach. Doskonale to rozumiem, ale jednocześnie ma to swoją cenę.

Pozdrawiam

Odpowiedz

wszystkoomodzie_pl Marzec 25, 2014 o 09:16

Czołem Michał,
Cenne uwagi a propo’s pozbywania się poczty z inboxa. Zastanawia mnie jedno:
dostaję maila w temacie „podrzuć zdjęcia ze spotkania”. Dodaje zadanie do todo a email do kosza. Gdy zabieram się za zadanie przygotowuje zdjęcia i no właśnie najlepiej było by odpowiedzieć bezpośrednio na email z prośba/pytaniem, tak aby zachować wątek w programach pocztowych („Re: podrzuć zdjęcia ze spotkania”). Może zatem zamiast wywalać go do kosza oznaczyć go jakoś z etykietą „do odpowiedzenia” i użyć wysyłając email?

Miłego dnia

Odpowiedz

funboy Marzec 27, 2014 o 00:06

Ja też staram się pozostawiać pustą skrzynkę inbox. Myślę, że Michał poprzez pustą skrzynkę rozumie skrzynkę bez nieprzeczytanych wiadomości. Nie oznacza to, że maila trzba całkowicie skasować. Wystarczy, że się temat zaadresuje, zdeleguje, załatwi … już nie będzie siedział nam z tyłu głowy 🙂

Odpowiedz

Grzesiek Marzec 26, 2014 o 16:01

#patentylenovo,
Internet.

Czy wszyscy już znają Aero2?
Nie jest zbyt szybki i nie nadaje się do codziennego użytkowania przez ludzi młodych, ale dla mojej mamy wystarcza
Do tej pory płaciłem jej za najtańszy Internet przenośny 20PLN miesięcznie. 240 Zł. zaoszczędzone w rok.
Do GG, poczty i skype wystarcza.

A dla Twojej mamy lub dziadka lub babci jaki jest optymalny transfer danych? Może wystarczy darmowe Aero2?

Odpowiedz

Bea Marzec 26, 2014 o 21:18

Czy mogłabym prosić o drobne udogodnienie tj. umieszczanie czasu audycji przy podcaście (wiem, że mogę sobie przesunąć suwak na koniec i sprawdzić 🙂 ale tak wystarczył by rzut okiem i już wiadomo kiedy zdążę w całości Cię posłuchać… bo tak najekonomiczniej 🙂 …pkt.5 wg Twoich 12 elementów :)?

ps. też stosuję skróty i szablony w odpowiedziach na powtarzające się pytania czy sprawy, których podjąć się nie sposób, inaczej nie sposób odejść od poczty do innych czynności. Myślę, że osoby mające podobnie „dużo na głowie” doskonale to rozumieją.
pozdrawiam
z wyrazami podziwu za cały blog i wiedzę, którą się umiesz dzielić.)

Odpowiedz

funboy Marzec 27, 2014 o 00:09

Dołaczam się do prośby Bei,
ściągam podcasty na takie bardzo tanie urządzenie mp3, które nawet nie wyświetla czasu (czego to w Chinach za 4,9zł nie zrobią – poważnie za tyle są na allegro) a potem słucham na siłowni i nigdy nie wiem ile kilometrów będziesz mi Michale towarzyszył a ile będę musiał biec w ciszy 🙂

Odpowiedz

Bea Marzec 27, 2014 o 21:10

Jupii znalazłam! wystarczy gdy pobiorę mp3 na komp. i mój programik odtwarzający widzi czas 🙂 poprzednio odsłuchiwałam zgodnie z poleceniem „prawym przyciskiem myszy”.

Odpowiedz

Damian Garbus Marzec 30, 2014 o 21:18

Cześć,

Niestety nie odsłuchałem podcastu, ale wypowiem się 🙂 Ja pocztę mam codziennie ogarniętą. Skrzynka odbiorcza jest zawsze pusta 🙂 Pocztę odczytuję 3-4 razy / 8h pracy.

Sposób jakiego używam podsunął Marcin Kwieciński na swoim blogu, to reguły na wszelkie wiadomości automatyczne (systemy wewnętrzne, wiadomości generowane automatycznie itd). Kiedy te reguły już są, to stworzyłem sobie foldery typu „_Do zrobienia”, „Czekać na rozwój sprawy”, „Do przejrzenia” i różnego rodzaju foldery dla różnych projektów.

Teraz jak poczta wpada, jestem stanie posortować wiadomości, jeśli odpisanie będzie trwało 10 sekund to robię to, a jeśli dłużej (bo na przykład muszę coś w związku z tym mailem zrobić) to przenoszę go do folderu „_Do zrobienia”. Wtedy jak przychodzę rano do pracy, zaglądam do tego folderu i wiem co dziś będę robił 🙂

Pozdróweczka.
Damian.

Odpowiedz

Andrew Kwiecień 2, 2014 o 20:02

Witam,

Link do prezentacji z 2007 r. dla pracowników Google nie działa, proszę o udostępnienie prezentacji, chętnie się zapoznam.

Pozdrawiam,

Andrew

Odpowiedz

konwicki Kwiecień 6, 2014 o 18:09

Z podcastu dowiedziałem się paru ciekawych rzeczy, a najbardziej tego, że można pisać/mówić również: foldera, a nie tylko folderu 😉 Wypisanie się z newsletterów to rzeczywiście opcja do zrobienia na dziś. Zwykle nie chce mi się nawet odznaczyć opcji, którą ktoś kiedyś domyślnie zaznaczył przy rejestracji.

Odpowiedz

Kamila Kwiecień 15, 2014 o 10:04

Hej,

Michał za wszystkie podcasty jestem Ci bardzo wdzięczna, ale ten związany z doprowadzaniem do porządki skrzynki pocztowej chyba jest dla mnie w tym momencie najważniejszy. Sprawdziłam ilość subskrypcji na unroll.me i wyszukało ich 141!!!! Tymczasem myślałam, że 50 byłoby jakimś absolutnym maksimum. Dziękuję za wszystkie rady i narzędzia. Pracuję nad ogarnięciem tego chaosu w ramach oczywiście kolejnego wyzwania na http://www.kreatorniazmian.pl 🙂 Jesteś olbrzymią inspiracją. Niezmiennie jestem zauroczona Twoją osobowością i dobrem płynącym z wnętrza po spotkaniu OchMyBlog w Warszawie 😉

Pozdrawiam ciepło

Odpowiedz

zenek73 Kwiecień 27, 2014 o 17:17

Ja może powiem inaczej – ja jak mam robić coś ważnego to jestem offline. Jak? Nie mam wifi więc jestem na kablu. Przeniosę się w inne miejsce i już spokój i cisza 😉 Ma to wady i zalety ale mi to odpowiada. I dlatego nie lubię aplikacji online bo wolę mieć możliwość pracy offline. Myślę że pisanie bloga też na etapie tworzenia nie jest problemem bez dostępu do sieci.
Co do narzędzi to jestem wielkim pokrzywdzonym fanem Opery 😉 Maile, przeglądarka i notatki w jednym genialnym programie. No ale wiadomo jak to teraz jest z Operą… No nic – to tyle ode mnie. Bardzo fajny blog – szczególnie podcasty które bardzo sobie cenię bo jako programista po pracy odrzuca mnie od czytania na ekranie LCD…

Odpowiedz

Leszek Maj 11, 2014 o 11:58

Witam,
Dziękuję za wszystkie Twoje podcasty i prezentacje. Słucham ich zawsze z zaciekawieniem. Znajduję wiele wartościowych wskazówek.
Do powyższego podcastu wracam już kolejny raz i próbuję zastosować zawarte w nim dobre praktyki. Czasami jest to trudne ale, jak wspominasz, potrzeba dyscypliny :).
Zgłoszenie małej poprawki – link do prezentacji o inboxzero nie działa. Prponuję poprawkę na działający http://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk.
Pozdrawiam serdecznie i gratuluję pomysłu na bloga i jego realizacji.
Tak 3maj dalej 🙂

Odpowiedz

Emilia Sierpień 12, 2014 o 11:47

Ojezuuuuu, jak bardzo dziękuję za ten odcinek! Totalnie nie ogarniałam swojego maila i z czasem robiło się coraz gorzej. Odkładałam na potem, zapominałam, sprawdzałam po trzy razy + te koszmarne subskrypcje, ale tak jak mówiłeś, wypisując się z subskrypcji wydaje CI się że coś ważnego Cię omija 🙂

Dzięki temu odcinkowi bez litości pozbyłam się subskrypcji, które zapychały mi skrzynkę. Wciąż zostało ok. 30, ale takich, które motywują i inspirują, a nie zachęcają do kupowania.

Zastosowałam wszystkie rady i już widzę mega zmianę. Przede wszystkim na duszy lżej 🙂

Wciąż muszę przetrzepać stare maile (a jest ich w sumie 16 627 :oooo), ale mam nawet plan – codziennie opróżniam / segreguję jeden miesiąc wstecz. Zajmuje mi to jakieś 15 minut i jeszcze sporo przede mną, ale pewnego dnia się uda.

Nozbe jest również rewelacyjnym programem.

Dzięki Michał – tego mi było trzeba!

Odpowiedz

Ola (Pani Swojego Czasu) Wrzesień 3, 2014 o 20:44

Cześć,
Dopiero odkrywam Twoje podcasty i jestem nimi zafascynowana! Właśnie ten o zarządzaniu mejlami jest dla mnie jednym z najciekawszych, gdyż z radością zauważyłam, że wiele rzeczy wspomnianych przez Ciebie ja też stosuję. U mnie standardem jest, że podczas pracy merytorycznej mam wyłączony całkowicie dostęp do siebie – poczta, internet, fejs oczywiście i telefon. Wtedy 2 godziny pracy są jak 4, jeśli tego wszystkiego nie wyłączę.
Ale prawdziwym odkryciem były dla mnie programy do automatyzowania odpowiedzi. Zupełnie nie wiedziałam, że takie są.
Mam nadzieję, że nie będziesz miał nic przeciwko jeśli polecę czytelniczkom mojego bloga ten podcast – wg mnie jest on skarbnicą wiedzy!
Pozdrawiam
Ola

Odpowiedz

Paweł Wrzesień 23, 2014 o 22:46

No i się udało 🙂 Cały tydzień sprzątania! ponad 180 000 mail z wielu lat poszło tam gdzie ich miejsce. Od dziś mam pustą skrzynkę i będę tego pilnować każdego dnia 🙂
Dzięki Michał! Widok komunikatu „Brak wiadomości” niesamowicie poprawia humor 🙂

Odpowiedz

Waldemar Florkowski Listopad 5, 2014 o 18:52

Dziś trafiłem u Ciebie na ten materiał, od jakiegoś czasu temat chodził mi po głowie..
Fajnie przedstawiłeś, nie wszystkie rady sprawdzą się u mnie ale 60-70% zabieram 🙂

Odpowiedz

Agata Kurczak Chmielewska Grudzień 6, 2014 o 23:11

Cześć 🙂
Link „Prezentacja Inbox zero dla Google” mi nie działa- tylko ja mam taki problem?

Fajnie jakbyś spisywał swoje podcasty, bo nie uwierzysz ale są jeszcze ludzie, którzy wolą czytać niż słuchać 😉 Pewnie dla mnie jednej nie będziesz tego robił, ale może jest wiecej chętnych do czytania ;)?

Odpowiedz

Michał Szafrański Grudzień 6, 2014 o 23:51

Hej Agata,

U mnie też już przestała działać strona z tym wideo.

A co do spisywania podcastów – każdy odcinek jest spisany (poza najnowszym). Transkrypt pojawia się około 2-3 tygodni od publikacji podcastu. Na dole wpisu znajdziesz link do PDF 🙂

Pozdrawiam

Odpowiedz

Aleksander Sierpień 1, 2016 o 10:50

Hej Michal,

Jaka mobilna aplikacje do zarzadzania email polecasz w obliczu dyskontynuacji mailbox-a ?

Pozdrawiam,
Aleksander

Odpowiedz

Michał Szafrański Sierpień 2, 2016 o 11:16

Hej Aleksander,

Ja przerzuciłem się na Spark – https://sparkmailapp.com

Pozdrawiam

Odpowiedz

Nina Kwiecień 7, 2017 o 12:44

Niesamowity podcast i uwielbiam Ciebie słuchać!
Każdy kolejny podcast to bardzo szczera skarbnica wiedzy i wskazówek!

A po tym odcinku dowiedziałam się, że nie mam aż tak wiele problemów z mailem:) dostaję około 150 maili dziennie i niestety dużo z nich to właśnie takie, w przypadku których muszę podjąć działanie. Już bardzo długi czas stosuję zasadę ‚inbox zero’ i daje to niesamowitą satysfakcję, sam fakt czyszczenia maili pokazuje nam, co mamy rzeczywiście do zrobienia, już nie umiem patrzeć na inne skrzynki kiedy mają wszystko naraz, czysta estetyka haha:).
To moje dodatkowe punkty do wskazówek Michała:
1) moi zdaniem też ważne są wskazówki jeśli to ja wysyłam maile i czego od tego oczekuję – mój własny szef siedzi wieczorami i weekendy i porządkuje swoje maile i mi przesyła masę komentarzy i zadań w mailach w weekendy i późno wieczorem (to był dodatkowy czynnik, że niemal zupełnie przestałam sprawdzać pocztę na telefonie, jak już sprawdzam to naprawdę tylko skamuję nagłówki nie zaglądam do środka) – porozmawiałam z nim o tym i nie oczekuje od tej pory mojego odpisywania na nie – ja zrozumiałam, że nie ma czasu na maile w tygodniu i lubi to robić na spokojnie w weekend bo wtedy sobie organizuje czas, siedzi przy kawie w ogrodzie i lubi takie podsumowanie tygodnia. to ważne, żeby zrobić taką kulturę zrozumienia kto jak pracuje bo pracoholiczne zachowania źle rzutują na zespół i podnoszą ciśnienie w pracy.
2) follow up do popredniego punktu – poinformuj innych o swojej polityce – moi pracownicy wiedzą, że nie biorę komputera do domu i nie pracuję w weekend, ale wiedzą też że jestem w stanie coś zrobić jeśli jest naprawdę konieczne. więc nie wymagam od nich tego samego, nie
3) kolejny ważny punkt – zobacz co to za maile i jakiego rodzaju masz relacje w pracy, pamiętam że kiedyś u nas nikt nie rozmawiał face to face ale rozmawialiśmy przez maile – mamy tak wiele zewnętrznych maili, że takie wewnętrzne rozmowy tylko zwiększały objętość rozmów. wiadomo, że czasami potrzebujemy maili na różne potwierdzenia, ale czy to naprawdę konieczne? 1) możesz zadzwonić, 2) możesz używać skype (lub innego komunikatora którego używacie w biurze) 3) możesz się spotkać na krótkie rozmow. to same plusy: nie dość że masz więcej przerw (wstajesz od biurka i masz krótki spacer), rozmawiasz z innymi poznajesz ludzi z własnej organizacji/biura, efektywniej spędzasz czas i dajesz więcej informacji dzięki temu osoba nie wyśle Ci kolejnych 10 maili
4) tematy maili – moja zmora i za każdym razem w nowej pracy zajmuję się reformami:) nawet najlepszy program filtrujący nie odnajdzie konkretnego maila jeśli nie dbasz o tematy lub nazwy załączników. mam napisaną instrukcję dotyczącą obsługi maili i archiwizowania plików i ją rozsyłam do swoich pracowników w nowym miejscu pracy. to pomaga – czasami możesz coś wyszukać po temacie lub nazwie. Ważne – jeśli to ja zaczynam wątek, zawsze mam precyzyjnie sformułowany tytuł wiadomości, zawsze mam precyzyjnie nazwane pliki (pliki i foldery to mój drugi bzik po mailach) i jeśli ktoś zmieni lub wtrąci inny wątek to wysyłam mu indywidualnie grzeczne przypomnienie o zasadach wątkowania i jeśli to bardzo ważne to trzymam się wcześniejszego wątku ale jednocześnie rozsyłam tą rozmowę zaczynając nowy wątek z nowym tytułem. i to bardzo pomaga

dużo ciekawostek i baaaardzo przydatna wiedza:) ja stosuję wersje papierowe notatników i spisów zadań, ale po Twoich podcastach bardzo długo zabieram się do przejścia na Evernote. jeszcze sama nie wiem, trochę mnie to blokuje, bo jeśli zacznę przesyłać coś i porządkować, boję się, że jak zacznę to podsumowywać i przeglądać to znowu wpadnę w pułapkę przeglądania masy informacji, które mi nie są potrzebne:)

Odpowiedz

Piotr Maj 8, 2017 o 21:17

Mój folder „na potem” nazywa się „Aaaaaa” – dzięki temu jest na samej górze wśród folderów 😀
Apki nozbe i evernote muszę sprawdzić!

Odpowiedz

Dodaj nowy komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: