Co odróżnia złą umowę od dobrej umowy współpracy? – analiza na przykładzie

Symetryczna, precyzyjna, jednoznaczna i jednocześnie nie wykraczająca poza zakres współpracy – to podstawowe cechy dobrej umowy.

Mówi się, że papier jest cierpliwy i przyjmie wszystko. Niemniej jednak warto zadbać, by w podpisywanych przez nas umowach nie pojawiały się absurdalne zapisy. Ich jednoznaczność ma kluczowe znaczenie w sytuacjach konfliktowych.

Prędzej czy później każdy z nas staje przed koniecznością podpisania lub nawet przygotowania od zera umowy regulującej warunki współpracy: z osobą lub firmą przeprowadzającą remont mieszkania lub z innym kontrahentem – czasami jako strona zamawiająca, a czasami jako strona coś dostarczająca. Umiejętność czytania umów ze zrozumieniem przyda się także tam, gdzie teoretycznie nie mamy wpływu na ich kształt, np. w relacjach z bankami.

W tym wpisie – a w zasadzie w dołączonym do niego filmie – podsumowuję moje podstawowe przemyślenia dotyczące podpisywania umów, a w szczególności rozpracowuję krok po kroku przykład bardzo złej umowy, którą przedstawiono mi do podpisania. Dla jasności: do zawarcia umowy ostatecznie nie doszło, ale pokażę Wam cały kontekst i wyjaśnię dlaczego warto unikać niektórych zapisów.

Ze względu na specyfikę umowy, ten wpis przyda się przede wszystkim blogerom oraz freelancerom. Możecie jednak poszukać inspiracji, którą wykorzystacie przy weryfikacji lub konstruowaniu innych umów.

Zapraszam do lektury i obejrzenia filmu 🙂

Dobra umowa współpracy, czyli o co zadbać i jak ją napisać

W trakcie warsztatów “Blog Roku 2014” w marcu 2015 r. miałem przyjemność poprowadzić prezentację o tym, jak przygotować dobrą umowę współpracy i co powinno się w niej znajdować. Nie skupiałem się na tłumaczeniu na czym polega dobra umowa. Po prostu pokazałem przykład bardzo słabej umowy i rozłożyłem ją na czynniki pierwsze tłumacząc dlaczego konkretne zapisy są niebezpieczne i jak można sobie z nimi poradzić.

Bardzo mocno polecam obejrzenie poniższego filmu (kliknij na nim dwukrotnie, aby powiększyć na cały ekran). Pod nim znajdziecie slajdy z mojej prezentacji (można je oglądać równolegle z filmem, aczkolwiek nie jest to konieczne). Dodatkowo zamieściłem także do pobrania treść tej słabej umowy w formacie Microsoft Word razem z moimi komentarzami. To najlepszy przykład tego, z czym przychodzi nam się spotykać w rzeczywistości.

A w dalszej części wpisu przedstawiam najważniejsze kwestie omówione podczas mojego wystąpienia.

 

Czytaj także: WNOP 086: Co zrobić z polisą inwestycyjną i jak odzyskać opłatę likwidacyjną? – instrukcja

Po co nam umowa i co powinno się w niej znajdować?

Jeśli wszystkie usługi byłyby realizowane idealnie, to niepotrzebne byłyby umowy – wszyscy mogliby zawierać dżentelmeńskie umowy ustne. Nie bez powodu mówi się, że umowy podpisuje się na tzw. “worst case”, czyli najgorszy przypadek. Oprócz optymistycznego scenariusza powinny one uwzględniać także wariant pesymistyczny, tzn. co stanie się, gdy jedna lub druga strona “zawalą”.

Co powinna zawierać dobra umowa? Najlepsze jest podejście zdroworozsądkowe. Poza określeniem kto ją zawiera powinna określać przede wszystkim:

• Przedmiot umowy – czyli co ma być dostarczone.
• Zakres współpracy – czyli na czym dokładnie polegać będzie realizowana usługa lub prowadzone działania.
• Harmonogram – czyli kiedy nastąpi realizacja przedmiotu umowy, w jakich krokach i terminach.
• Prawa i obowiązki stron – czyli co komu będzie wolno, a czego nie będzie wolno, oraz czego można wymagać od danej strony umowy. Ten punkt odpowiada na dwa kluczowe pytania: co się stanie, jeśli przedmiot umowy nie zostanie dostarczony lub będzie odbiegał od definicji z umowy? Co się stanie, jeśli jedna strona umowy spóźni się z dostawą albo druga spóźni się z płatnością? Jeśli w ramach umowy przekazywane będą jakieś prawa, udzielane licencji itd., to tutaj trzeba także określić ich zakres.
• Zakres poufności przekazywanych informacji – czyli jakie informacje będą traktowane jako poufne i podlegać będą ochronie. W tym zakresie dochodzi najczęściej do jednostronności i próby zbyt szerokiej definicji informacji poufnych, np. że będą nimi wszystkie przekazywane w ramach współpracy informacje. Szczegółowo tłumaczę ten aspekt na nagraniu mojego wystąpienia przedstawiając przykłady absurdów związanych z nadmierną ochroną.
• Wynagrodzenie, zasady i terminy jego płatności – czyli odpowiedź na pytanie jak się rozliczymy za to, co zostanie dostarczone. 🙂
• Wskazanie osób kontaktowych – czyli osób, które będą upoważnione do nadzoru nad prawidłową realizacją umowy po obydwu stronach.

Cechy dobrej umowy

Jakie cechy powinna posiadać dobra umowa? Najważniejsze z nich wymieniam poniżej:

• Precyzyjna – dokładnie opisująca zakres i przedmiot współpracy. Co się wydarzy? Kiedy? A jeśli się nie wydarzy, to co wtedy? Jak będziemy weryfikować poprawność dostarczenia usługi? Oczywiście warto być jednocześnie precyzyjnym i oszczędnym, tzn. nie deklarować zbyt wiele. Przykładowo: jeśli jesteśmy blogerem i kontrahentowi wystarczy wyłącznie publikacja wpisu na blogu w konkretnym terminie, to nie musimy precyzować, że wpis będzie miał X znaków, zawierał X linków do strony firmy itp.
• Jednoznaczna – to oznacza, że umowa nie stwarza pola do interpretacji jej treści na różne sposoby. Jeśli jakiś zapis mógłby być potraktowany niejednoznacznie, to należy go doprecyzować i zawęzić.
• Symetryczna – chroniąca w równym stopniu interesy stron. I nie ma znaczenia czy podpisujemy umowę z równorzędnym nam partnerem, czy z dużą firmą, wielokrotnie przerastającą nas wielkością i wolumenem obrotów. Mamy prawo walczyć, by nasz interes chroniony był umową w takim samym stopniu, jak interes drugiej strony. Dlatego warto sprawdzać, czy zapisy umowy chronią tylko naszego kontrahenta, czy również symetrycznie chronią nas, gdy to kontrahent nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Jeśli kontrahent próbuje nałożyć na nas za coś karę, to walczmy o to, by symetrycznie on także zobowiązany był do poniesienia kosztów kary umownej, w przypadku, gdy nie dochowa swoich obowiązków.
• Nie wykraczająca poza zakres współpracy – umowa powinna precyzować tylko te zagadnienia, które bezpośrednio związane są z zakresem realizowanej współpracy. Jeśli uznamy, że jakieś wymogi bądź obostrzenia nie mają rzeczywistego związku z przedmiotem umowy i nie są niezbędne dla jego poprawnej realizacji, to należy je śmiało usuwać. 🙂
• Zgodna z prawem – to rozumie się samo przez się. Tu może przydać się pomoc prawnika – właśnie po to, by wyłapać niepożądane lub niedozwolone zapisy. Przykładowo: jeśli klient opóźnia się z płatnością faktury, to nie mamy prawa podwyższyć mu wynagrodzenia za usługę. Usługa ma swoją cenę i klient może co najwyżej zapłacić nam odsetki urzędowe (aktualnie są one w śmiesznej wysokości). Ale można tu zastosować, np. konstrukcję polegającą na tym, że płatność uiszczona do dnia X jest objęta standardowym rabatem w wysokości 50%. Jeśli jednak klient nie dotrzyma terminu, to zapłaci 2x tyle za tę samą usługę. Oczywiście wcześniej trzeba uzyskać akceptację klienta dla takiego sposobu rozliczenia.
• Zgodna z ofertą i innymi ustaleniami – dlatego właśnie lubię precyzować wszystkie ustalenia pisemnie jeszcze zanim usiądę do napisania umowy. Jeśli wysyłaliśmy ofertę, która została zaakceptowana, to umowa konstruowana powinna być na podstawie zapisów tej oferty. Tu od raz dochodzimy do wniosku, że w zasadzie dobra umowa ma swoje korzenie w dobrej ofercie. Jeśli coś jednak doprecyzowaliśmy lub zmienialiśmy w toku negocjacji – np. prowadzonych słownie, to warto mieć ich podsumowanie w formie pisemnej notatki. Dobrą praktyką jest wysyłanie e-mailem ustaleń wynikających z negocjacji wkrótce po ich zakończeniu. Taka “podkładka” może się bardzo przydać, gdy pomiędzy dokonaniem ustaleń a pracami nad umową, mija dużo czasu.

Kto powinien napisać umowę?

Spotykam się często z błędnym przekonaniem, że to prawnicy powinni pisać umowy. Moje doświadczenia mówią, że to bardzo zły pomysł. Nie umniejszając niczego prawnikom, to nie jest ich rolą pełne rozumienie istoty usługi, która jest dostarczana w ramach umowy. Co więcej – zakładanie, że prawnik będzie potrafił odzwierciedlić w umowie istotę relacji biznesowej lepiej niż my, jest założeniem błędnym (zdarzają się wyjątki, ale nadal są to wyjątki). W przypadku prostych umów na dostawę konkretnych usług, czy umów sprzedaży, absolutnie nie jest wskazane angażowanie prawnika do ich pisania.

To my najlepiej wiemy co ma być dostarczone. I to my znamy wszelkie okoliczności i niuanse, jak również potrafimy przewidzieć konsekwencje. I to my powinniśmy spróbować je opisać najlepiej jak potrafimy. Rolą prawnika przy takich prostych umowach jest zweryfikowanie, czy zapisy, które wprowadziliśmy, nie stoją w sprzeczności z prawem, czy mają moc prawną (czy są skuteczne) oraz czy przypadkiem nie zastosowaliśmy np. niedozwolonych klauzul (my lub nasz kontrahent). I do tego powinniśmy ograniczyć rolę prawnika. Uwierzcie, że w ten sposób powstają dużo prostsze i bliższe rzeczywistości umowy.

U niektórych prawników zaobserwowałem także manierę, która wynika z dobrych intencji, ale nie zawsze przynosi zamierzony efekt – próbując zabezpieczyć interes zleceniodawcy potrafią oni nadmiernie skomplikować redagowane umowy. Przykładowo: potrafią zakres ochrony klienta posunąć do tego stopnia, że doprowadzają do absurdu – próbując chronić przed ryzykami, które nie występują w przyrodzie (nie mają zastosowania przy specyfice biznesu robionego przez strony umowy).

Skutek? Przede wszystkim przedłużający się proces prac nad umową a niekiedy także doprowadzenie do patowej sytuacji, gdy po dwóch stronach znajdują się mocni zawodnicy.

Wniosek: Nie pozwól prawnikowi pisać pierwszej wersji umowy. Napisz ją sam i daj prawnikowi do zweryfikowania. Jeśli będziesz mieć wątpliwości – to skonsultuj konkretne punkty dokładnie tłumacząc istotę problemu.

Sprawdź również: “Prąd dla Finansowych Ninja”, czyli razem z Lumi pomagamy oszczędzać pieniądze warszawiakom

Definicja poufności informacji

Tak, jak napisałem wcześniej, niektóre z firm mają tendencję do zbyt szerokiego definiowania zakresu ochrony informacji jednocześnie domagając się kar umownych z tytułu naruszenia poufności tych informacji. W takim przypadku zawsze warto zadbać o precyzyjne określenie, co ma być traktowane jako informacja poufna. W szczególności błędem jest domyślne traktowanie wszystkich przekazywanych informacji jako poufne – chociażby dlatego, że w praktyce trudno jest chronić wszystkie informacje, np. opowiedziany nam podczas spotkania dowcip.

Podczas mojego wystąpienia podawałem przykład “testu taksówkarza”: czy zgodnie z definicją informacji poufnych zawartą w umowie mamy prawo – po usłyszeniu od pracownika naszego kontrahenta gdzie odbywa się spotkanie związane z realizowanych projektem – przekazać taksówkarzowi informację o adresie, pod który chcemy być zawiezieni. Wiele umów nie zdaje tego testu.

Dlatego ja zalecam zawsze traktowanie jako informacji poufnych tylko tych informacji, które w trakcie ich przekazywania wyraźnie oznaczone zostały jako informacje poufne. Może być to oznaczenie ustne lub pisemne, ale najważniejsze jest to, że musi być. Jeśli nie będzie takiego oznaczenia, to my, jako strona umowy, nie będziemy zobowiązani do zachowania ich poufności. Co nie znaczy oczywiście, że od razu będziemy je upubliczniać. Chodzi tutaj o to, byśmy nie byli obarczani nadmiernymi i nadmiarowymi obowiązkami. Dobrze jest również czasowo ograniczyć okres, przez który zobowiązani będziemy do zachowania poufności. No i warto tu także pamiętać o symetryczności 🙂

Ja umieszczam w umowie następujące zapisy dotyczące poufności:

1. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania w poufności informacji wyraźnie oznaczonych przez Stronę drugą jako poufne.
2. Strony ustalają, że informacja poufna może oznaczać każdą informację lub materiały, które mają lub mogą mieć wartość handlową lub inne zastosowanie w obecnej działalności Stron. Informacja poufna może oznaczać również informację, której ujawnienie bez upoważnienia może negatywnie wpłynąć na interesy Stron, a informacja taka nie została określona przez Stronę ujawniającą jako informacja nadająca się do rozpowszechnienia.
3. Informacjami poufnymi nie będą:
   – informacje ogólnie dostępne w momencie ich ujawnienia;
   – informacje znajdujące się już w posiadaniu Strony przed ich udostępnieniem przez drugą Stronę, o ile zostały uzyskane w sposób zgodny z prawem i zgodnie z posiadaną dokumentacją;
   – informacje uzyskane przez Strony od osób trzecich w sposób zgodny z prawem;
   – informacje opracowane przez Strony niezależnie, bez wykorzystania informacji poufnej.
4. Strony zobowiązują się nie udostępniać osobom trzecim w jakikolwiek sposób żadnych informacji poufnych uzyskanych od drugiej Strony w trakcie trwania Umowy, a także w okresie 2 lat od jej rozwiązania.
5. Strony mogą ujawnić informację poufną osobom trzecim tylko i jedynie w takim zakresie, w jakim wynika to z prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji, pod warunkiem, że ujawnienie takie jest obowiązkowe i że umożliwiono Stronie uzasadnioną kontrolę ujawnianej informacji przed dokonaniem ujawnienia oraz zapewniono możliwość zgłoszenia zastrzeżeń, co do faktu ujawnienia.
6. Strony mogą wykorzystywać informacje poufne wyłącznie w celu prawidłowej realizacji współpracy podjętej na podstawie Umowy.
7. Strony mają prawo ujawnienia faktu współpracy za zgodą drugiej Strony w swoich działaniach marketingowych po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu niniejszej Umowy.
8. Bloger ma prawo do ujawnienia kwoty wynagrodzenia otrzymanego w ramach współpracy.

Dobre praktyki

Zdaję sobie sprawę z tego, że jako blogerowi udało mi się wypracować dosyć komfortową i unikalną pozycję. Jeśli jakaś konkretna firma chce ze mną współpracować, to… chce współpracować właśnie ze mną a to niejako pozwala mi dyktować warunki takiej współpracy. Nie zawsze jednak tak było. Jeszcze dwa lata temu nie akceptowano moich “udziwnionych” wymogów, np.:

• Wniesienie przedpłaty
• Udzielenie zgody na ujawnienie faktu współpracy oraz wysokości wynagrodzenia otrzymanego w ramach współpracy wraz z prawem do późniejszego wykorzystania marketingowego
• Zobowiązanie do przygotowania referencji
• Ograniczenie prawa do wykorzystania tworzonych przeze mnie treści – współpraca zazwyczaj ogranicza się do publikacji informacji o partnerze wpisu na blogu
• Brak zgody na jakąkolwiek wyłączność

Na szczęście udało mi się znaleźć klientów gotowych zaakceptować moje warunki szybciej niż wyczerpała mi się cierpliwość i chęć konsekwentnego wytrwania przy tych zasadach. Chcę jednak podkreślić, że nie udałoby mi się to, gdybym nie posiadał takich spisanych zasad i gdybym nie był gotowy konsekwentnie odrzucać tych propozycji, które ich nie spełniały.

A teraz samych dobrych umów Wam życzę – bez względu na obszar, w którym działacie. Pamiętajcie, że umowy podpisujecie na najgorszy możliwy scenariusz. Oby Was dobrze chroniły.

I korzystając z tego, że jest to ostatni wpis przed Świętami Wielkanocnymi, życzę Wam radosnego i jednocześnie spokojnego spędzenia świąt wśród bliskich Wam osób. Oby zmartwychwstały Jezus był dla Was dobrym drogowskazem i dawał mocną wiarę w to, że dobro zawsze zwycięża i że warto się nim dzielić.

Miłego dnia 🙂

Zobacz także: Optymalizacja podatkowa PIT – sprawdź na co idą pieniądze i zaplanuj jak płacić mniej podatków

Zdjęcie na początku: Fotolia, NAN