Problemy przy sprzedaży biletów na FinBlog 2015, czyli co poszło nie tak?

Czasami intensywna promocja konferencji przynosi odwrotne skutki od zamierzonych a systemy, które mają zapewnić bezproblemową sprzedaż biletów – same stają się źródłem problemów.

Dzisiaj piszę w imieniu wszystkich organizatorów konferencji FinBlog 2015. Jak wiecie, wczoraj o 12:00 uruchomiliśmy w serwisie Evenea.pl sprzedaż biletów na to wydarzenie. Zainteresowanie tymi biletami było duże, ale nie aż tak wielkie żeby się spodziewać tego co nastąpiło.

Kilkaset osób jednocześnie próbowało zdobyć 100 wejściówek – pierwszą pulę, którą udostępniliśmy w sprzedaży. Niestety ta niewielka z mojej perspektywy liczba zamawiających i tak okazała się zbyt duża dla systemu Evenea.pl. Zdecydowana większość z osób próbujących złożyć zamówienie doświadczyła problemów i nie mogła uiścić płatności. Części szczęśliwców operacja zapłaty się udała i otrzymali bilety.

Czytaj także: Relacja z FinBlog 2015 i kilka przemyśleń po pierwszej konferencji blogerów finansowych

Dzisiaj bardzo przepraszam Was za te problemy i zmarnowanie Waszego czasu. Jest mi bardzo przykro, że taka sytuacja miała miejsce. Poniżej znajdziecie szczegółowy opis tego co się stało. Przedstawiam także dalsze kroki. Wszystkie osoby, które składały zamówienie dostały także indywidualnego maila z informacją o tym, czy mają bilet czy nie (sprawdźcie proszę swoje skrzynki).

Co się wczoraj wydarzyło?

• Udostępniliśmy do sprzedaży pulę 100 biletów (ograniczenie ustawione przez nas w systemie Evenea.pl).
• System przyjmował zamówienia – nie zważając na ustawione ograniczenie.
• Jednocześnie system się “przytkał” uniemożliwiając większości osób uiszczenie płatności (“przytkał”, to sformułowanie z intensywnie prowadzonej korespondencji z Eveneą).
• Widząc, co się dzieje po kontakcie z firmą Evenea, podjąłem decyzję o wstrzymaniu sprzedaży.

Efekty były następujące:

• 76 biletów zostało prawidłowo kupionych i opłaconych.
• Kilkanaście biletów zostało zamówionych z płatnością tradycyjnym przelewem – tu czekamy jeszcze na spłynięcie wpłat.
• Ponad 270 biletów ma status zamówionych, ale nieopłaconych.

Aktualny status problemu

W praktyce Evenea doprowadziła do overbookingu wydarzenia, czyli złożenia zamówień na większą liczbę biletów niż ustawiony limit liczby miejsc.

Do końca dnia wyjaśnialiśmy sytuację z Eveneą. Muszę przyznać, że “po rozlaniu się mleka” stanęli na wysokości zadania. Otrzymałem szczegółowe wyjaśnienia, przeprosiny, zrzeknięcie się prowizji z tytułu obsługi wydarzenia oraz propozycję rekompensaty finansowej w wysokości 3000 zł w celu wynajęcia większej sali lub powiększenia darowizny na rzecz Pajacyka i Stowarzyszenia WIOSNA.

Niestety powiększenie sali na obecnym etapie – nie wchodzi już w rachubę (wszystkie ustalenia i rezerwacje są dokonane). Cieszę się jednak, że przynajmniej problemy nie poszły na marne i organizacje dobroczynne otrzymają 2x większą kwotę niż pierwotnie planowaliśmy (przypominam, że dochody z biletów w całości trafiają do Pajacyka i Stowarzyszenia WIOSNA). To jest ta lepsza strona tego co się stało. 🙂

Od wczoraj zastanawiałem się co zrobić w tej sytuacji. Optymalnie byłoby po prostu przyznać bilety wszystkim osobom, które złożyły zamówienie, a którym nie udało się go opłacić. Jednak ze względu na liczbę takich zamówień – jest to niemożliwe. Nie mamy tylu miejsc.

Sprawdź również: Priorytety młodego #FinNinja, czyli co robić obok studiów, aby zapewnić sobie świetną przyszłość

Rozważałem także przyznanie biletów tym osobom, które informowały nas o problemie i komunikowały się w mediach społecznościowych. Niemniej jednak po zastanowieniu uznałem, że byłoby to po prostu niesprawiedliwe. Chciałbym, aby w tej sytuacji zasady były dla wszystkich takie same. Nie jest to sytuacja komfortowa dla nikogo i mam tego świadomość.

Piszę to z bólem, ale zdecydowałem w imieniu wszystkich organizatorów, że te ponad 270 zamówień, w przypadku których nie udało się Wam uregulować płatności, zostaną anulowane. Bardzo Was za to przepraszam, ale nie widzę innego sensownego rozwiązania. Mam nadzieję, że przyjmiecie moją decyzję ze zrozumieniem.

Kolejna pula biletów

Przypominam, że 3 września (w czwartek w przyszłym tygodniu) o 12:00 planujemy udostępnić kolejną pulę biletów. Będzie ona nieco większa niż 100 sztuk (w sumie mamy 200 wejściówek), ale zdaję sobie sprawę, że walka o bilet będzie ciężka. Niestety sala nie jest z gumy…

Ze swojej strony mogę obiecać, że nie jest to ostatnia tego typu szansa do spotkania osobistego z blogerami finansowymi. Przypominam też, że całość będzie transmitowana w sieci i nagrania wszystkich wystąpień trafią na YouTube jakiś czas po konferencji FinBlog.

Sprzedaż kolejnej puli biletów na pewno nie będzie realizowana poprzez system Evenea.pl. Skorzystamy z innego rozwiązania – być może platformy charytatywnej Allegro a być może innej usługi. Proces decyzyjny trwa, ale jeśli nie macie konta na Allegro a chcecie kupić wejściówkę, to warto się tym zainteresować.

Sprawdź również: Relacja z FinBlog 2015 i kilka przemyśleń po pierwszej konferencji blogerów finansowych

Idę lizać rany. 😉 W boju hartuje się stal. Z jednej strony cieszę się, że FinBlog cieszy się tak dużym zainteresowaniem, a z drugiej przykro mi, że przygotowania przebiegają w taki sposób.

Jeszcze raz przepraszam za problemy i do usłyszenia.