WNOP 105: Jak wziąć się do pracy po powrocie z urlopu – praktyczne wskazówki dla etatowca i freelancera

To jest podcast „Więcej niż oszczędzanie pieniędzy” – odcinek 105. Dzisiaj opowiem Wam, w jaki sposób sprawnie wziąć się do pracy po powrocie z urlopu.

Witam Cię w kolejnym odcinku podcastu „Więcej niż oszczędzanie pieniędzy”. Ja nazywam się Michał Szafrański i w tej audycji przedstawiam konkretne i sprawdzone sposoby pomnażania oszczędności. Opowiadam, jak rozsądnie wydawać pieniądze i jak odważnie realizować swoje pasje i marzenia. Jeśli tylko szukasz odrobiny stabilizacji finansowej i emocjonalnej w swoim życiu, to ten podcast jest dla Ciebie.

Dziś temat totalnie luzacki, związany z powrotem z wakacji, czyli tym, co pewnie większość z nas w tej chwili przeżywa. W związku z tym opowiem o tym, jak sobie poradzić z czymś, co nie wiem, czy ma jakieś naukowe określenie, ale generalnie każdy z nas powinien tego doświadczyć, że jak wracamy z urlopu, to przez jakiś czas nie możemy wziąć się do roboty. Pojawia się takie rozprężenie, robota nam się nie klei albo nie chcemy się za nią zabrać, czekamy, aż nam się tyle nawarstwi, że będziemy musieli się za nią w końcu wziąć. Ja ciągle przechodzę przez to samo. I kiedy pracowałem na etacie, i kiedy jestem przedsiębiorcą, też niestety tego doświadczam. W związku z tym podzieliłem ten podcast na dwie części.

Najpierw podzielę się doświadczeniami, które mogą być przydatne dla etatowców, czyli tych, którzy pracują w biurze, przy komputerze, mają pracę siedzącą, w każdym razie tych, którzy pracują w miejscach, gdzie niewymagana jest od nich natychmiastowa gotowość do pracy, nie pracują w sklepie czy warsztacie samochodowym, gdzie po prostu ta robota zostanie im przydzielona i będą musieli ją wykonać, nawet jak są pierwszy dzień w pracy po urlopie. Posłużę się swoim przykładem i doświadczeniami w tym zakresie. W drugiej części omówię to, co zmieniło się w takim powracaniu do pracy wtedy, kiedy stałem się przedsiębiorcą czy freelancerem, osobą, która w zasadzie sama musi sobie tę pracę organizować.

Weźmy się za etatowca. Myślę, że to, co było taką największą nauką swego czasu dla mnie, to to, że kluczowe jest odpowiednie przygotowanie się do urlopu. Zaczyna się to już od samej decyzji na temat tego, czy chcemy wziąć krótki urlop, czy długi. Bo jeżeli bierzemy krótki, np. jednotygodniowy, to często jest tak, że nawet jeśli wyznaczymy osobę, która będzie nas zastępowała, to ona nie ma szczególnej motywacji do tego, żeby zająć się naszymi zadaniami, bo w tak krótkim czasie nic złego się w zasadzie nie stanie. Jeżeli nawet wrócimy z urlopu po tygodniu, to będziemy mogli zająć się tymi „przeterminowanymi” sprawami. A zupełnie inaczej sytuacja wygląda, jeżeli od razu pojedziemy na dwa tygodnie. Myślę, że jest to zalecany, minimalny okres urlopu, bo zarówno my zdążymy troszeczkę wypocząć, jak również osoby, które nas zastępują, nie będą mogły odkładać spraw aż do naszego powrotu.

Taką strategią, która mi się super sprawdziła, były wyjazdy na urlopy trzytygodniowe. Czyli od początku zapowiadałem, że mój urlop będzie długi, że to nie jest tak, że te sprawy będą mogły przeleżeć. I moi zastępcy musieli się nimi zajmować, czy chcieli, czy nie. W przeciwnym wypadku ewentualne kryzysy związane z tym, że np. klient będzie niezadowolony albo nie otrzyma sprawnie odpowiedzi, uderzałyby w zasadzie w nich, a nie we mnie, bo mnie wystarczająco długo nie było w pracy. Do tego jeszcze później zorganizowałem sobie moją pracę w taki sposób, żeby w miesiące wakacyjne wyjeżdżać dwa razy, czyli najpierw na trzy tygodnie, później powracałem na miesiąc do pracy i pod koniec wakacji jeszcze wyjeżdżałem na dwa tygodnie. Więc sugeruję branie urlopu trzytygodniowego, bo wtedy rzeczywiście Wasi zastępcy będą musieli się sprawdzić.

Kolejnym aspektem jest wyznaczenie swoich zastępców, czyli osób, którym przekażecie swoje bieżące sprawy, by to oni obsługiwali je podczas Waszej nieobecności. Nie wystarczy ich tylko wyznaczyć, trzeba im również przekazać wytyczne. To sprowadza się również do tego, żeby wprowadzić je w bieżące projekty, w to, czym my się zajmujemy. I jeżeli takiego wprowadzenia dokonamy, to łatwiej tym osobom będzie niejako wejść w nasze buty i iść dalej.

Warto również uprzedzić wszystkich współpracowników, że wyjeżdżamy na urlop i że nas nie będzie. Ja pamiętam, że nie ma nic gorszego niż taka sytuacja, w której ja polegam na jakichś osobach, np. ktoś jest „satelicko” zaangażowany w moje projekty, i nagle okazuje się, że znika jak kamfora bez słowa i go nie ma tydzień czy dwa. Dla osób zarządzających jest to sytuacja dosyć trudna. Wiadomo, że jako menedżer też miałem dostęp do informacji o tym, kiedy dany pracownik wyjeżdża na urlop, on musiał złożyć wniosek urlopowy, ja to podpisywałem. Ale często jest tak, że te urlopy ustalane są z dużym wyprzedzeniem. W związku z tym, kiedy nadchodzi dzień pójścia na urlop, to też wypadałoby poinformować wszystkie osoby, z którymi mamy do czynienia, naszych współpracowników, którym w gruncie rzeczy chcemy ułatwiać pracę, a nie utrudniać, o tym, że my na ten urlop idziemy. To ma też drugi pozytywny aspekt, mianowicie wysyłając takiego maila dzień lub dwa przed urlopem, informujemy tych, którzy mogą chcieć do nas przyjść z interesem jeszcze ostatniego dnia naszej pracy. Dzięki temu wiedzą, że nie będzie nas przez dłuższy czas w firmie. W takim mailu warto więc wysłać informacje nie tylko o tym, że wyjeżdżamy, ale i na jak długo. I pisałem też, że będę niedostępny, że w zasadzie telefon będę miał, ale nie będę go odbierał, bo mogę być w takich miejscach, że nie wiadomo, czy ten zasięg będzie. Nie chodzi o to, żeby kłamać, tylko by uprzedzić, że kontakt z nami stanie się utrudniony.

Warto również uprzedzić o naszej planowanej nieobecności kluczowych klientów, takich, z którymi w zasadzie na co dzień mamy kontakt albo spodziewamy się, że w perspektywie najbliższych 2-3 tygodni taki kontakt może nastąpić. Klient, który ma do nas jakiś interes, przysyła do nas maila i natychmiast otrzymuje odpowiedź, że nie ma nas w pracy, może być tym zaskoczony i zacznie się zastanawiać, co wydarzy się teraz, czy musi kontaktować się z zastępcą, czy nie. Więc lepiej z wyprzedzeniem poinformować, że będziemy na urlopie, po to, aby takie sytuacje w żaden sposób nie były konfliktowe, nie powodowały żadnego problemu, który w międzyczasie może się pojawić. Klient jest uprzedzony, wie, że wyjeżdżamy i z kim się powinien się kontaktować podczas naszej nieobecności. Istotne jest, aby wskazać w tych mailach osobę, która nas zastępuje. Dzięki temu automatycznie będziemy mieli mniej maili w naszych inboxach, bo one trafią od razu do osób, które nas zastępują.

Można także ustawić komunikat na poczcie, tzw. out-of-office, informujący, że nas nie ma, do kiedy nas nie będzie i kto nas zastępuje. Warto tam również zwrócić uwagę, że można nam zawracać głowę na urlopie, ale tylko w podbramkowych sytuacjach. Ja zazwyczaj delegowałem wszystko, co mogłem, na moich zastępców. To oni podczas mojej nieobecności byli odpowiedzialni za to, aby dobrze obsłużyć klientów.

I za tym wszystkim idzie kolejna rzecz, czyli odpowiednie zachowanie już na samym urlopie. Skoro zadeklarowaliśmy, że jesteśmy niedostępni, że klienci też nie powinni się z nami kontaktować, to nic tak naprawdę się nie stanie, jeżeli w trakcie urlopu nie odbierzemy telefonu komórkowego czy nie odpowiemy na maile. W teorii to oczywiste, a w praktyce różnie z tym bywa. Zwłaszcza osoby będące na styku z klientami mają taką gotowość do nadskakiwania im, dopieszczania, w związku z tym potrafią na urlopie odbierać telefony. Ja miałem taką praktykę, że telefon miałem ściszony, więc trudno było mi go odebrać. A jeżeli po czasie dowiadywałem się, że ktoś dzwonił, to odsyłałem krótką informację SMS-em, że jestem na urlopie i proszę kontaktować się z osobą taką i taką, co w zupełności wystarczało. Ludzie to rozumieli i byli wdzięczni za to, że pomimo urlopu skontaktowałem się zwrotnie.

I taka ostatnia wskazówka, która jest związana z samym urlopem, to jest to, aby wracać do domu dzień wcześniej przed planowanym dniem powrotu do pracy, abyśmy przynajmniej jeden pełny dzień mieli na zaklimatyzowanie się, mentalne przygotowanie do tego, że już kolejnego dnia idziemy do pracy, oraz lekkie ogarnięcie spraw, które mogły w międzyczasie do nas wpłynąć. Ja staram się stosować taką zasadę, aby nie wracać w niedzielę, czyli wracam w sobotę, a od poniedziałku idę do pracy. Zawsze ta niedziela dawała możliwość przyzwyczajenia się do tego, że jestem w domu.

W jaki sposób zatem wejść w reżim pracy, żeby nie było takiej sytuacji, że czas nam między palcami przecieka i nie jesteśmy w stanie efektywnie pracować? Pierwsza rzecz to uświadomienie sobie, że na pewno taki okres „rozruchowy” będzie. Czy się tego chce, czy nie, pierwsze dni będą ciężkie. I żeby w ten reżim odpowiednio wejść, warto przygotować się również na taki okres słabości pourlopowej.

Więc rada pierwsza – nie należy nigdy wchodzić do biura bez planu działania. Czyli jeżeli jestem etatowcem, to chcę być przygotowany na to, co się wydarzy. Wiem, że sytuacja może wymknąć się spod kontroli, ale tak naprawdę to ja chcę kontrolować sytuację i nie chcę, by to ona kontrolowała mnie. Może to być nawet taki luźny plan tego, co będziemy robić, ale warto go mieć. W podstawowy sposób wygląda on tak: pierwszy dzień po urlopie można po prostu przeznaczyć na to, żeby wypić kawę ze współpracownikami, porozmawiać z nimi. Poplotkować o tym, co wydarzyło się w tym czasie w firmie, kiedy nas nie było, opowiedzieć trochę o naszym urlopie. Odbudować relacje nadwątlone przez nieobecność, ale też wyczuć firmową atmosferę. Resztę dnia przeznaczyć na to, aby spotkać się ze swoimi następcami, odebrać od nich status spraw. Wcześniej to my im je przekazywaliśmy, a po powrocie dobrze, aby to oni wtajemniczyli nas w aktualny status spraw. Ten czas powinien przebiegać bez napinania się na to, że powinniśmy od razu po powrocie realizować jakieś ważne zadania.

Jeżeli starczy nam energii, to dodatkowo można ułożyć sobie tego pierwszego dnia plan działania na kolejne dni. Jeżeli wracamy w poniedziałek, to precyzyjnie zaplanujmy, co zrobimy we wtorek, środę, czwartek i piątek. Ja lubiłem też przyjąć taki scenariusz, że jeszcze przed urlopem ustalałem sobie spotkanie z klientem na kolejny dzień po powrocie, czyli nie na poniedziałek, ale wtorek. Miałem je wpisane wcześniej w kalendarzu, nie mogłem się od tego wymigać, więc to pozwalało mi wejść sprawnie w taki reżim, że zamiast podnosić słuchawkę telefonu, wysłać maila i się umawiać, to mam już takie spotkanie zaplanowane. Nie mam też żadnych wewnętrznych wymówek, by tego nie zrobić. To jest coś, co pozwala fajnie wejść w rytm pracy.

Jeżeli to jest drugi dzień i odbywam tylko jedno takie spotkanie, to resztę dnia wykorzystywałem na to, aby nadgonić zaległości w poczcie elektronicznej i odpowiedzieć na maile. I dzięki temu powolutku wdrażałem się do efektywnej pracy. I do tego dochodziły jeszcze jakieś sprawy, które pojawiły się w międzyczasie podczas mojego urlopu, ale nie pozwalałem, aby one zdominowały pierwsze dwa dni w pracy. Zbierałem informacje o nich, ale chciałem je sobie tak zaplanować, aby móc spokojnie i planowo działać, by złapać również takie priorytety: co jest istotne, a co nie, co zrobić w pierwszej kolejności, a co później. Więc jeśli po powrocie przeżyłem już te pierwsze trzy, cztery dni w firmie, robiąc małe rzeczy, to w zasadzie wchodziłem sobie spokojnie w tę codzienną rutynę.

Kiedy stałem się przedsiębiorcą, wiele rzeczy zasadniczo się zmieniło, ponieważ nie mam tych zewnętrznych czynników i osób, które na mnie polegają i muszę sam zatroszczyć się o to, żeby mieć z jednej strony co do roboty, a z drugiej, by wykonywać to efektywnie. I podobnie jak to miało miejsce podczas pracy na etacie, tak i tutaj sprawdza dobrze sprawdza mi się wcześniejsze planowanie.

Jako przedsiębiorca mam masę trudnych, strategicznych, ciężkich do wykonania zadań na mojej głowie. Wiadomo, że jest też drobnica. I stosuję tu taki trik, że jeżeli wiem, że po powrocie będzie na mnie czekało jakieś duże zadanie, to przynajmniej częściowo staram się je wykonać jeszcze przed wyjazdem. Wszystko po to, aby jego dokończenie było łatwiejsze. Oczywiście mówię o takich zadaniach, których nie muszę w całości wykonać przed samym wyjazdem. Podam przykład. Pod koniec sierpnia wyjechałem na taką dogrywkę wakacji, więc przed wyjazdem przygotowałem dokumenty dla księgowej za pierwszą połowę miesiąca. Zazwyczaj robię to po zakończeniu miesiąca, ale ze względu na to, że jest to dla mnie bardzo nudne zadanie, którego nie lubię robić, i w pewnym sensie postrzegam je jako marnowanie swojego czasu, to staram się je maksymalnie sobie ułatwić. Czyli wykonałem przed urlopem rozliczenie pierwszej połowy sierpnia i przygotowałem wszystkie dokumenty. Po powrocie mam już tylko te pozostałe dwa tygodnie, niedobitki do załatwienia, uporządkowania i wysłania do księgowej.

Podobnie jak w pracy na etacie planowałem sobie spotkania przed wyjazdem na urlop, to tak samo robię teraz jako przedsiębiorca. Czyli jeszcze przed wyjazdem planuję pierwsze spotkania na okres po powrocie po to, żeby musieć wyjść z domu i coś załatwić – i to znakomicie zdaje egzamin. I staram się też nie być dla siebie surowy, np. pierwsze zadania, które planuję po urlopie, oczywiście po przekopaniu się przez pocztę, są proste, łatwe i przyjemne w realizacji. Czyli z jednej strony mogę dokończyć tę księgowość, ale z drugiej staram się wpisać coś, do czego zabiorę się po prostu z ochotą. I tu stosuję taki trik na sobie, że mówię sobie przed wyjazdem: „Michał, przecież wrócisz z tego urlopu, będziesz wypoczęty, gotowy do pracy, pewnie już za nią zatęsknisz, w związku z tym, nawet jeżeli zadanie będzie bardziej złożone, to wykonasz je na pewno migusiem i będziesz zadowolony z efektu”. Próbuję sam siebie przekonać do tego, że te zadania, które przed sobą stawiam, nie są wcale takim wielkim wyzwaniem i że szybko się z nimi uwinę. Jestem człowiekiem, który po powrocie jest pełen energii, więc na pewno się uda.

Żeby nie oszukiwać siebie samego – bo przed wyjazdem mogę sobie coś planować, a po wyjeździe już nie będę o tym pamiętać – to stosuję tu aplikację Nozbe, w której ustawiam sobie konkretne zadania na konkretne daty. I przyzwyczaiłem się już, że w tym okresie pourlopowym przez pierwsze parę dni ustawiam sobie po dwa zadania: jedno trudniejsze i jedno łatwiejsze. Przykładowo: trudniejsze związane jest z dokończeniem rozliczeń dla księgowości, łatwiejsze z przeanalizowaniem sprzedaży książki Finansowy ninja. To jest przyjemna czynność, bo dowiaduję się, ile w międzyczasie zarobiłem. Na przykład teraz na kolejny dzień po powrocie z urlopu wyznaczyłem sobie, żeby naprawić sekwencję maili, które są wysyłane w lekcjach z kursami: „Budżet domowy w tydzień” i „Pokonaj swoje długi”. Tam się coś popsuło, szczególnie w tym drugim kursie od paru miesięcy nie wysyłały się do Was maile z przypomnieniami o lekcjach. Przed urlopem zabrakło mi czasu na naprawienie tego, ale w końcu się za tę „żabę” zabrałem i ją zjadłem. Więc udaje się te sprawy popychać do przodu, ale jest to efekt tego, że przed urlopem to wszystko zaplanowałem.

I teraz można się zastanowić, co zrobić, jeżeli wracacie z urlopu i takiego planu nie mieliście, bo nigdy się tak nie przygotowywaliście. Wracamy, a tu biurko zakurzone, bałagan przedwyjazdowy. Posprzątajmy to. Uprzątnijmy to nasze środowisko pracy, co da nam nowe otwarcie, zaczęcie od nowa. Mnie to zawsze mobilizuje.

Pierwszy dzień można poświęcić na to, aby spisać pomysły, które nam przyszły w wakacje do głowy (jeżeli nie robiliśmy tego na bieżąco) albo przynajmniej je uporządkować. Jeśli podczas wyjazdu przychodzi mi do głowy coś fajnego, co można by było zrobić, to zapisuję to w formie luźnych notatek. Po powrocie otwieram notes i próbuję te luźne notatki przełożyć na konkretny harmonogram. Ci, którzy oglądają wideo na YouTubie, widzą, że z tyłu mam taki wielki kalendarz, w którym mam rozpisane miesiące i zaznaczone różne rzeczy. Zaraz po powrocie z urlopu od razu kilka rzeczy wpisałem do tego kalendarza, zaplanowałem i nadałem im konkretne ramy.

Od razu jak się z tym uporam, łatwiej jest mi ułożyć końcówkę tygodnia. Czyli pierwsze trzy dni poszły na realizację po jednym zadaniu trudnym i jednym łatwym, a w międzyczasie spisywałem te pomysły, przekuwałem je na konkretne plany. I tak naprawdę to zaczyna determinować to, co znajdzie się w kolejnych dniach w moim kalendarzu.

Ten proces planowania powakacyjnego jest trochę podobny do tego, który ja stosuję na przełomie roku, m.in. planując cele na cały kolejny rok. Mówiłem o tym szczegółowo w 17. i 90. odcinku podcastu. I bardzo zachęcam do przesłuchania szczególnie tego 90. odcinka, bo on jest najbardziej aktualny i ten proces był tam dobrze naświetlony. Zawarte w nim zostały również wnioski, które wyciągnąłem od czasu nagrywania 17. odcinku podcastu, czyli przed trzema laty.

Szczerze mówiąc, to nie jest tak, że to moje samozorganizowanie pozwoliło mi wyleczyć się z takiego rozprężenia powakacyjnego. Nadal to mam. I myślę, że do końca życia tak będzie. Tutaj nie sztuką jest zaklinać rzeczywistość i mówić, że „jak wrócę, to zmobilizuję się i zacznę pracować od pierwszego dnia”, tylko umieć stosownie reagować do tej sytuacji, która nas dotyczy. Czyli wiedzieć, że taka rzecz może się nam przytrafić, że mamy taką przypadłość i nauczyć się jakoś sobie z nią radzić.

I dobrze byłoby poznać na to jakieś nowe sposoby. Jeśli macie jakieś sugestie, to bardzo mocno zachęcam do komentowania pod tym odcinkiem podcastu. Chętnie dowiem się, co jeszcze można fajnego robić, aby tego naszego wewnętrznego lenia czy urlopowicza siedzącego w głowie, który nie chce wrócić z urlopu, przekonywać i zachęcać do pracy.

Na koniec jeszcze jedna cenna wskazówka: nie warto się oszukiwać. Jeżeli wiemy, że w pierwszym tygodniu po powrocie z urlopu mamy coś istotnego do wykonania, to zdecydowanie lepiej to zrobić przed urlopem. Czyli zmusić się i zrobić to wtedy, by pojechać ze spokojną głową i by później nie pluć sobie w brodę. Ja np. miałem taki pomysł, że jak wrócę z urlopu, to nagram w poniedziałek nowy odcinek podcastu. Chciałem, aby był gotowy do publikacji w kolejny poniedziałek. Niestety minęła masa czasu, a ja tego odcinka nie nagrałem, nagrywam go z dużym opóźnieniem. Dlaczego? Bo wróciłem z wakacji, byłem rozleniwiony, zająłem się rzeczami prostymi, łatwymi, przyjemnymi, a te duże odłożyłem na później, tłumacząc sobie, że przecież nic się nie stanie, jeżeli podcast wyjdzie dzień czy tydzień później, przecież do niczego nie jestem zmuszony. Prawda jest taka, że takie wewnętrzne negocjowanie ze sobą odstępstw, bardzo mnie rozpręża. Jeżeli wychodzę z reżimu nagrywania podcastów co dwa tygodnie, to później bardzo trudno jest mi wrócić do harmonogramu, który przyjąłem. Więc przepraszam za to, że ten podcast ukazuje się z opóźnieniem, i jednocześnie życzę Wam bardzo miłego powrotu do pracy po urlopie. Liczę na to, że ten odcinek w jakiś sposób Wam pomoże.

Przypominam, że tradycyjnie notatki do tego odcinku znajdziecie pod adresem jakoszczedzacpieniadze.pl/105, a teraz dziękuję Ci za wspólnie spędzony czas i życzę skutecznego przenoszenia swoich celów finansowych na wyższy poziom. Trzymaj się, do zobaczenia.