Jak przygotować swoje zestawienie finansowe?

Witam Cię serdecznie w drugim artykule z cyklu “Zaplanuj budżet domowy”. Dzisiaj chcę zastosować na Tobie terapię szokową, czyli poprosić Cię o przygotowanie prosto z marszu Twojego zestawienia finansowego. Nie ma się jednak czego obawiać – w dalszej części artykułu tłumaczę jak to zrobić 🙂 Załączam także gotowy wzór takiego zestawienia w arkuszu Excel. I do tego, wychodząc z założenia że nic nie działa tak dobrze jak prawdziwe liczby, pokażę Ci moje zestawienie finansowe oraz moją wartość netto (ze względu na wielkość artykułu zdecydowałem się je przenieść do oddzielnych części).

Tłumacząc w najprostszych słowach cel tworzenia takiego zestawienia, to ma Ci ono dać odpowiedź na jedno podstawowe pytanie: jestem “pod kreską” czy “nad kreską”? Ale jego “moc” jest dużo większa. Dobrze przygotowany bilans finansowy będzie punktem wyjścia do opracowania planu redukcji kosztów. Dodatkowo odpowie na następujące pytania:

• Ile naprawdę zarabiam?
• Ile korzyści dają mi moje oszczędności?
• Jakie mam comiesięczne koszty stałe?
• Co pochłania najwięcej pieniądzy?
• Jakie mam koszty nieregularne?
• Ile sumarycznie wydaję rocznie?
• Ile mógłbym oszczędzać / inwestować co miesiąc?
• … i pośrednio: ile pieniędzy mi ucieka w bliżej nieokreślony sposób?

Twój finansowy GPS

Opowiem Wam krótką historię: jest rok 1995. Jako młody dziennikarz miałem okazję zwiedzać fabrykę firmy Compaq (aktualnie tej marki już nie ma – została przejęta przez HP). Byłem w mieście Houston za wielką wodą i miałem wracać do Polski. Skrzętnie wydałem prawie wszystkie dolary kupując za ostatnie z nich prezenty (kart kredytowych ani debetowych nie posiadałem). Zostałem odwieziony opłaconą taksówką na lotnisko. Podchodzę do stanowiska odprawy i wyciągam bilet. Uprzejma Pani odpowiada mi “I’m sorry, you are on the wrong airport” (”No niestety lecisz z innego lotniska”). Patrzę na zegarek. Robi mi się zimno i ciepło na zmianę. Mam niecałe 1,5 godziny do odlotu. Odchodzę od stanowiska i robię szybki przegląd kieszeni. Mam: bilet, paszport, około 1,5 dolara w bilonie (tak! to wszystko co miałem!), mam wizytówkę taksówkarza z którym jechałem (zawsze mi się do rąk kleiły takie reklamówki i wizytówki). Jest niedziela. Mam kasy na 2-3 szybkie telefony i to wszystko. Na taksówkę mnie nie stać, na hotel tym bardziej, o zakupie innego biletu – mogę tylko pomarzyć. I jednocześnie około 1:20 do odlotu z lotniska, które jest około 40 mil ode mnie. Szybka analiza możliwości i decyduję, że dzwonię do taksówkarza, który mnie wiózł. Udaje mi się przekonać go, że to on popełnił błąd wioząc mnie na złe lotnisko, że to jego a nie mój problem (sam nie wierzyłem, że to łyknie) i że ASAP musi mnie dostarczyć na drugie lotnisko zanim przerodzi się to w jeszcze większy problem. Wrócił po mnie, złamał sporo przepisów wioząc mnie na drugie lotnisko, ale finał był taki, że poleciałem samolotem, którym miałem polecieć (na drugim lotnisku ponownie zastosowałem strategię “It’s not my problem”, ale myślę, że wyglądałem na wystarczająco zdeterminowanego i przerażonego sytuacją i to pomogło).

Dlaczego przytaczam tą historię? Wtedy, w tamtej sytuacji, działałem odruchowo – próbowałem się wykaraskać z trudnej sytuacji wiedząc, że mogę liczyć tylko na siebie. Pewnie można było mój problem rozwiązać na różne sposoby, ale zadziałałem tak a nie inaczej. Dzisiaj śmieję się z tej historii, ale płynie z niej też (również dla mnie) nauka – w szczególności taka, że należy zachowywać większy margines bezpieczeństwa (więcej gotówki, więcej zapasu czasowego, sprawdzenie wcześniej na które lotnisko powinienem pojechać itp.).

Nasze historie finansowe potrafią być równie traumatyczne (albo i bardziej). Nasze “projekcje” i wyobrażenia dotyczące potencjalnych komplikacji, które mogą nastąpić, działają na nas niekiedy paraliżująco. Ale często mamy tendencję do wyolbrzymiania – co nas blokuje. Takie wyolbrzymianie lub nadmierne komplikowanie, nie pomaga rozwiązać problemu. Większość problemów sama się nie rozwiązuje – to my musimy je rozwiązać. Ale żeby móc zaplanować sposób działania, to najpierw trzeba zdać sobie sprawę gdzie jesteśmy, jaka jest nasza sytuacja i jakimi “armatami” dysponujemy (w mojej historii jest to właśnie “opróżnianie kieszeni” i sprawdzenie co mam i co mogę w danej chwili i w danej sytuacji wykorzystać). Gdy już wiemy na czym stoimy (mówiąc od strony finansowej: znamy nasze przychody i koszty), to możemy zaplanować konkretne działania. I te plany zawsze muszą być dostosowane do naszych realiów. Zupełnie inaczej będą wyglądały możliwości osoby o średnich zarobkach i małych kosztach i inaczej osoby o dużych zarobkach, ale jednocześnie dużych kosztach. Jedno jest jednak pewne: bez porządnej “inwentaryzacji” trudno cokolwiek planować. To tak jak z GPS-em. Nawet jeśli znasz adres docelowy, to jeśli GPS nie widzi satelit, to trasy Ci nie wytyczy. Musisz znać swoją obecną lokalizację.

Zestawienie finansowe to właśnie taka nasza “finansowa lokalizacja”. Oczywiście powinienem powiedzieć Wam byście najpierw poznali swoje koszty, zebrali wszystkie paragony i wysokości opłat, skategoryzowali je i wpisali do arkusza, ale… wiem, że dla większości osób jest to zbyt trudne i nie widzą w tym korzyści. Dlatego zdecydowałem się odwrócić kolejność. Najpierw proponuję stworzenie zestawienia finansowego, które może być obarczone dużym marginesem błędu, a potem pokażę sposoby na to, jak zadbać o to by dane, które wpisujemy do zestawienia były jak najbliższe prawdzie.

Czytaj także: Emerytura przed 50-tką – czyli zaplanuj budżet domowy

Ile zarabiam, czyli skąd mam pieniądze w kieszeni

Przepraszam za ten przydługi wstęp – przechodzimy do konkretów 🙂 Otwórz proszę załączony plik Excel. Możesz posługiwać się nim równolegle z lekturą tego artykułu.

Zestawienie finansowe to nic więcej jak bilans naszych przychodów oraz kosztów. O ile przychody bardzo łatwo Ci będzie zidentyfikować (zazwyczaj wpływają one wprost na konto bankowe), to koszty są trudniejsze do “uchwycenia”. Nie przejmuj się tym jednak i po prostu postaraj się odszukać jak najwięcej z nich.

Zacznijmy od przychodów. Arkusz zorganizowany jest w taki sposób, że oddzielnie możesz wpisać przychody miesięczne i oddzielnie przychody, które otrzymujesz nieregularnie. W każdym przypadku w Excelu powinieneś wypełniać żółte pola. Zawartość pozostałych pól wypełni się automatycznie. Jeśli uzyskujesz przychody z bardzo wielu źródeł, to po prostu dodaj w Excelu kolejne wiersze (zazdroszczę :-)). Przychody, które otrzymujesz co miesiąc, to mogą być w szczególności:

• Twoja pensja wpływająca co miesiąc na konto – do arkusza wpisz kwotę netto pensji, czyli tyle ile naprawdę otrzymujesz na konto. To są te środki, którymi realnie dysponujesz.
• Dodatkowe zarobki “po godzinach”, np. w ramach umów o dzieło, umów zleceń itp.
• Opłaty od najemców z tytułu wynajmu mieszkań
• Oprocentowanie lokat bankowych – tu także proponuję Ci od razu wpisanie kwoty netto – już po odliczeniu podatku “Belki”.
• Premie od banków, np. za płacenie kartą przy tankowaniu auta (Meritum Bank) lub cashback za transakcje dokonywane w Internecie (Alior Sync).
• Przychody z tytułu sprzedaży starych rzeczy na Allegro – o ile osiągasz je w miarę regularnie.
• Przychody z programów afiliacyjnych – o ile takie osiągasz.
• Przychody z reklam, np. gdy prowadzisz popularne blogi lub serwisy internetowe i zarabiasz na reklamach.

Oddzielnie możesz odnotować przychody, które otrzymujesz nieregularnie. W tym przypadku wpisz w żółtych polach sumaryczne kwoty, które otrzymujesz z danego tytułu rocznie. Mogą to być w szczególności:

• Okresowo wypłacane Ci premie
• Zwrot nadpłaconego podatku – co będzie się zdarzać jeśli, np. korzystasz z ulg podatkowych, rozliczasz się wspólnie z niepracującym współmałżonkiem.
• Dywidendy
• Przychody z inwestycji w akcje i fundusze inwestycyjne – oczywiście uwzględniasz je dopiero po sprzedaży. Istotne są tutaj prawdziwe kwoty a nie teoretyczna, chwilowa wartość akcji lub jednostek uczestnictwa.

Arkusz zsumuje wszystkie kwoty przychodów i wyliczy także Twoje średnie zarobki miesięczne już po uwzględnieniu przychodów nieregularnych.

Sprawdź również: Jak obliczyć wartość netto

Inwentaryzacja kosztów, czyli ile wydaję

Przychody to była ta łatwa część zestawienia finansowego 🙂 Prawdziwa zabawa dopiero przed nami – czyli zebranie wszystkich kosztów. Tu podobnie jak w przypadku przychodów, możemy rozróżnić stałe koszty ponoszone co miesiąc oraz koszty nieregularne.

Moje zalecenie dla Ciebie jest takie: nie próbuj na razie kategoryzować kosztów. Po prostu wpisz je do Excela w dowolnej kolejności, w jakiej będą Ci się przypominać. W pierwszej kolejności spisz nazwy pozycji kosztowych, a same kwoty uzupełnisz po chwili zastanowienia. Dzięki temu, że nie będziesz się od razu zastanawiał nad kwotami, łatwiej będzie Ci odnotować wszystkie pozycje kosztowe. Samą kategoryzacją kosztów zajmę się w piątej części cyklu “Zaplanuj budżet domowy”. Wtedy dowiesz się jak najlepiej zorganizować kategoryzację żebyś mógł później łatwo tworzyć raporty dotyczące, np. wydatków przeznaczonych na mieszkanie, wakacje, jedzenie, dzieci itp.

Koszty comiesięczne, które powinieneś uwzględnić w zestawieniu, to m.in.:

• Czynsz
• Opłaty za media – prąd, woda, gaz, ścieki
• Podatki
• Jedzenie
• Higiena / Kosmetyki oraz środki czystości
• Opieka zdrowotna – lekarze, leki
• Telefon
• Telewizja kablowa / satelitarna
• Internet
• Raty kredytów, długów i pożyczek
• Ubezpieczenia – na życie, zdrowotne, mieszkania, kredytu itp. – ale tylko te za które płacimy co miesiąc
• Paliwo i eksploatacja samochodu
• Bilety komunikacji miejskiej
• Relaks i rozrywka – czasopisma, sport, kino, teatr, książki i inne
• Darowizny i datki
• Opłaty bankowe
• Hazard – a w szczególności wydatki na Lotto 🙂
• Zabawki dla dzieci
• Edukacja – dzieci i własna
• Inne wydatki ponoszone regularnie – np. u nas są to artykuły papiernicze

Po wpisaniu kosztów miesięcznych (w żółtych polach) Excel automatycznie wyliczy roczne kwoty tych samych kosztów.

W przypadku kosztów nieregularnych, do arkusza należy wpisać kwoty kosztów rocznych. Tutaj należy uwzględnić tylko te koszty, które nie są ponoszone co miesiąc, a w szczególności:

• Ubezpieczenia opłacane raz lub kilka razy do roku, np. mieszkania, samochodu
• Przeglądy i naprawy samochodu
• Edukację własną i dzieci – w przypadku gdy są one nieregularne
• Ubrania – najlepiej wpisz sumaryczną kwotę wydawaną rocznie
• Wakacje – zaplanuj ile zamierzasz na nie wydać i wpisz sumaryczną kwotę
• Usługi inne – przykładowo: jeśli wynajmujesz mieszkanie, to być może będziesz musiał zapłacić agentowi prowizję za znalezienie najemcy itp.
• Sprzęt RTV i AGD – o ile planujesz jakieś zakupy, to powinieneś je również tutaj uwzględnić
• Sprzęt komputerowy i oprogramowanie
• Domeny internetowe i hosting
• Podatki nieregularne
• Prezenty – wpisz sumaryczną kwotę jaką zamierzasz wydać na wszystkie prezenty przez cały rok uwzględniając urodziny, rocznice oraz święta.
• Koszty organizacji przyjęć
• Inne planowane i nieplanowane wydatki – przegrane w zakładach, manko, darowizny sporadyczne, dodatkowe opłaty itp.

Excel automatycznie wyliczy za Ciebie, jaki jest wpływ kosztów nieregularnych na Twoje średnie, miesięczne koszty. Przykładowo: jeśli na wakacje planujesz wydać 8400 zł, to w zasadzie powinieneś powiększyć swoje miesięczne koszty o 1/12 tej kwoty czyli 700 zł. Jak widać koszty nieregularne potrafią w istotny sposób wpłynąć na nasze średnie koszty miesięczne. Jednocześnie podjęcie decyzji “nie jedziemy w tym roku na urlop”, może zmniejszyć obciążenie naszego comiesięcznego budżetu o kilkaset złotych (albo i więcej).

Ile mogę oszczędzać co miesiąc? Moje przychody minus moje koszty

Gdy już znamy nasze przychody i koszty, to mamy już wszystkie dane potrzebne do wyliczenia kwoty, jaką możemy oszczędzać. Jeśli sumaryczne przychody są wyższe od kosztów, to znaczy, że co rok zarabiamy więcej niż wydajemy. Nawet jeśli nasze dochody mają nieregularny charakter i w niektórych miesiącach znajdujemy się “pod kreską”, to w skali roku wychodzimy na plus. Arkusz kalkulacyjny samodzielnie wyliczy ile możemy oszczędzać w skali roku oraz jaką kwotę oszczędności moglibyśmy średnio odkładać co miesiąc.

Ostatni parametr w arkuszu to współczynnik pokazujący jaki procent Twoich miesięcznych zarobków możesz przeznaczyć na oszczędności. Jeśli współczynnik ten wynosi ponad 10%, to znaczy, że jesteś w dobrej sytuacji finansowej i masz potencjał na stworzenie solidnego zaplecza finansowego – oczywiście, o ile naprawdę będziesz odkładał nadwyżki, a nie przeznaczał je na konsumpcję.

Zobacz także: Analiza: Zestawienie finansowe Michała

Plan redukcji kosztów

Jeśli Twoje koszty są wyższe niż przychody, to czarno na białym (a w zasadzie czerwono na białym) widzisz, że najwyższa pora solidnie wziąć się za swoje finanse. Będę ten temat rozwijał na blogu. Ale Ty nie musisz czekać – zachęcam Cię żebyś poszukał źródeł oszczędności od razu.

Spójrz proszę do kolejnego artykułu, w którym publikuję moje zestawienie finansowe. Pomimo, że stać mnie na pokrywanie kosztów co miesiąc (które są wysokie) i mam potencjał na oszczędzanie ponad 10% miesięcznych przychodów, to stale szukam źródeł oszczędności. Robię to, gdyż chcę powiększać moje środki, które mogę przeznaczyć na inwestycje i oszczędności. Celem dla mnie jest przejście na emeryturę przed 50-tką 🙂

Excel dołączony do tego artykułu, umożliwia stworzenie planu ograniczenia kosztów (na prawo od tabelek kosztów znajdziesz tabelki z planem redukcji kosztów). Nie musisz wymyślać niczego skomplikowanego. Wystarczy kilka prostych kroków:

• Przy każdym koszcie zastanów się czy masz pomysł jak go obniżyć i do jakiej kwoty możesz go obniżyć. Wpisz tą kwotę w kolumnie “Docelowa kwota”.
• W kolumnie “Oszczędność / m-c” lub “Oszczędność / rok” wstaw działanie odejmujące od obecnego kosztu docelową kwotę kosztów. Dowiesz się jaką oszczędność miesięczną lub roczną może Ci przynieść redukcja tego kosztu. Wszystkie te drobne oszczędności sumują się pod tabelkami.
• W kolumnie “Kiedy to zrobię” koniecznie zapisz datę do kiedy zamierzasz zredukować koszt. Ta data to konkretny punkt w czasie, który będzie na Ciebie działał mobilizująco. To także moment, w którym zweryfikujesz czy rzeczywiście ograniczyłeś koszt.
• W kolumnie “Komentarz” dodaj opis słowny jak zamierzasz doprowadzić do ograniczenia danego kosztu. To Twój skrócony plan działania. Jeśli nie potrafisz wymyślić sposobu redukcji danego kosztu, to nie łudź, że uda Ci się to zrobić. Jeśli sam nie masz pomysłu, to poszukaj inspiracji u mnie na blogu. Możesz też po prostu zadać konkretne pytanie i być może otrzymasz ode mnie bądź innych czytelników bloga zestaw podpowiedzi 🙂

Pamiętaj, że całe zestawienie finansowe i plan ograniczenia kosztów przygotowujesz dla siebie samego. Nie próbuj się oszukiwać. To do niczego dobrego nie doprowadzi 🙂

Co dalej?

Jeśli jeszcze nie wypełniłeś swojego zestawienia finansowego, to nie odkładaj tego – zrób to już teraz. Nie przejmuj się tym, że nie znasz precyzyjnie wszystkich kwot. Wstaw je przynajmniej w szacunkowej wielkości.

Jeśli wypełniłeś już zestawienie finansowe – to gratuluję! 🙂 Zrobiłeś pierwszy krok w kierunku “wzięcia byka za rogi” i zapanowania nad własnymi finansami. Zapisz arkusz kalkulacyjny, zacznij zbierać wszystkie paragony i po pierwszym miesiącu systematyczności będziesz mógł skorygować dane, które wpisałeś do arkusza.

Jeśli już z grubsza wiesz ile mógłbyś oszczędzać co miesiąc, to zastanów się gdzie podziewają się te pieniądze. Jeśli leżą na Twoim koncie, to całkiem dobrze. Jeśli jednak znikają w bliżej nieokreślony sposób, to zastanów się czy na pewno uwzględniłeś wszystkie wydatki w swoim zestawieniu finansowym. Pamiętaj, że robisz je tylko dla siebie 🙂

Obiecywałem, że udostępnię Ci swoje zestawienie finansowe. Zrobię to w oddzielnym artykule, który wraz z krótkim omówieniem opublikuję na blogu jutro. Serdecznie już teraz zapraszam Cię do jego lektury 🙂

Jaka jest moja wartość netto?

W arkuszu dołączonym do tego artykułu znajdziesz drugą zakładkę nazwaną “Moja wartość netto”. Uznałem, że nie warto wkładać zbyt wielu grzybów do jednego barszczu 🙂 więc dzisiaj chciałbym abyś skupił się na swoim zestawieniu finansowym. Szczegółowe omówienie tego jak policzyć swoją wartość netto i do czego będzie ona nam potrzebna – przedstawię w oddzielnym artykule, który opublikuję w najbliższych dniach – przedstawiam w artykule „Jak policzyć swoją wartość netto? – czyli ile jestem warty„.

Podsumowanie

Kilka słów na koniec tego długiego artykułu:

• Przygotuj zestawienie finansowe zgodnie z wytycznymi z tego artykułu. Bądź uczciwy w stosunku do siebie. Nie maluj “trawy na zielono”. Cóż złego może się stać poza tym, że dowiesz się tego, co już podświadomie czujesz: albo potrafisz oszczędzać i pieniądze już pracują dla Ciebie, albo wychodzisz na zero, albo że pieniądze się Ciebie nie trzymają i masz problem.
• Zbieraj wszystkie rachunki – w kolejnych artykułach z tego cyklu napiszę jak kategoryzować przychody i wydatki, i jak je spisywać by móc je potem analizować.
• Dziel rachunki na te płatne gotówką, kartą kredytową (oddzielne pudełeczko na rachunki z każdej karty) i kartami debetowymi. Najlepiej jeśli przygotujesz sobie oddzielne pudełka przeznaczone na rachunki związane z każdym z kont.
• Jeśli przypomnisz sobie jakiś koszt lub przychód, którego nie uwzględniłeś w zestawieniu finansowym – od razu dopisz go do arkusza. Zapisz arkusz pod nową nazwą pliku – dzięki temu będziesz mógł porównać na ile Twoja rosnąca wiedza o własnych finansach wpływa na liczby zawarte w arkuszu.
• Stale myśl o tym jak możesz konstruktywnie ograniczyć koszty. Pamiętaj, że nie chodzi o to żebyś nie jadł, ale może z kilku zbędnych wydatków miesięcznie możesz zrezygnować lub po prostu je ograniczyć. Przykłady podam w kolejnym artykule, przy okazji analizy mojego zestawienia finansowego.
• Rozpoczynasz drogę, która ma poprawić stan Twoich finansów. Musisz mieć świadomość, że pojedynczy krok Ci w tym nie pomoże. Dopiero sekwencja kroków doprowadzi Cię do celu. Już o tym pisałem :-), ale uważam, że warto żebyś o tym pamiętał i nie zrażał się ewentualnymi chwilowymi niepowodzeniami.

Jestem pewien, że już masz jakieś przemyślenia dotyczące tego artykułu i idei przygotowania własnego zestawienia finansowego. Zachęcam i bardzo proszę – podziel się nimi w komentarzu. Chętnie odpowiem na Twoje pytania.

Mam do Ciebie jeszcze jedną prośbę: nawet jeśli uznasz, że ten artykuł nie jest dla Ciebie, ale znasz kogoś dla kogo mógłby być przydatny, to prześlij mu proszę link do niego. Podziel się nim na Facebooku, wyślij mailem. Będę Ci bardzo wdzięczny.

Życzę Wam miłego oszczędzania i gorąco pozdrawiam znad morza 🙂