Jak używać Microsoft Money – przewodnik krok po kroku – część 1

Wiem, że niektórzy z Was (pozdrawiam Elkocyk!) nie mogli się doczekać publikacji artykułu opisującego programu do zarządzania finansami domowymi – Microsoft Money. Oddaję do Waszych rąk pierwszą część opisu tego programu, który w mojej opinii jest najlepszą, bezpłatną aplikacją pozwalającą stworzyć i kontrolować budżet domowy, oraz prowadzić listę domowych wydatków.

Zachęcam Cię w szczególności do obejrzenia wszystkich materiałów wideo. Napisz proszę w komentarzu, co o nich sądzisz. Na pewno warto je oglądać w trybie pełnoekranowym bezpośrednio na YouTube (wystarczy kliknąć ikonkę YouTube w prawym dolnym rogu filmu). Jeśli materiały Ci się spodobają, to proszę abyś przede wszystkim podzielił się linkiem do tego artykułu ze znajomymi (mailem lub przez Facebooka). Skompletowanie tego artykułu zajęło mi wiele godzin i dni i chciałbym, aby skorzystało z niego jak najwięcej osób. Z góry Ci za to dziękuję 🙂

Sprawdź również: Darmowy szablon budżetu domowego – recepta na kontrolę nad swoimi finansami

Opis aplikacji zdecydowałem się podzielić na dwie części. W pierwszej z nich przedstawię pokrótce:

• Zalety i wady Microsoft Money oraz jego możliwości
• Sposób instalacji programu
• Konfigurację jego podstawowych funkcji
• Tworzenie listy kategorii
• Tworzenie listy kont, zasadach spisywania wydatków oraz odnotowywania przelewów pomiędzy kontami.

Po zapoznaniu się z tym materiałem będziecie mogli już całkowicie samodzielnie spisywać wydatki.

Czytaj także: Tworzenie budżetu domowego w Microsoft Money – przewodnik krok po kroku

W drugiej części artykułu, którą opublikuję w bliżej nieokreślonej przyszłości (nie chcę składać obietnic, z których może mi być trudno się wywiązać), przedstawię w podobnie szczegółowy sposób:

• Bills – czyli sposób pamiętania i przypominania o cyklicznych płatnościach
• Zarządzanie inwestycjami
• Tworzenie i kontrola wykonania budżetu domowego
• Raporty – w tym również sposoby dostosowywania ich do własnych wymagań

Gdyby w trakcie używania Microsoft Money przyszły Ci do głowy konkretne pytania lub inne zagadnienia, które warto opisać, to proszę – koniecznie daj mi znać w komentarzu.

Dlaczego warto używać Microsoft Money

Microsoft Money jest jednym z wielu programów służących do prowadzenia finansów osobistych. Tak jak już pisałem we wcześniejszych artykułach, dla mnie wybór sprowadzał się kiedyś do decyzji czy chcę używać Microsoft Money, Excela czy może konkurencyjnego oprogramowania Quicken firmy Intuit. Nic innego wtedy na rynku nie istniało, a wszystkie polskie aplikacje istniejące w tamtym czasie (kilkanaście lat temu) zdążyły już zniknąć z rynku. Zdecydowałem się na kombinację Money + Excel, przy czym to właśnie MS Money załatwia większość moich codziennych potrzeb w zakresie spisywania wydatków, prowadzenia budżetu domowego, nadzorowania terminów płatności rachunków i planowania kolejnych operacji finansowych.

W mojej opinii takie są podstawowe zalety Microsoft Money:

• Bardzo bogata funkcjonalność umożliwiająca obsługę rachunków bankowych w wielu walutach, płatności cyklicznych, inwestycji w fundusze inwestycyjne i akcje, zarządzania kontrahentami, a nawet – inwentarzem domowym (MS Money pozwala prowadzić domową bazę “środków trwałych”: sprzętów elektronicznych, mebli, biżuterii, sprzętu sportowego – wszystkiego co przedstawia wartość i np. ma gwarancję o określonej długości).
• Działa zaskakująco wydajnie – mam już w Microsoft Money w jednym pliku historię codziennych wydatków od 1998 r. Zastanawiałem się kiedy ten program zacznie się “mulić”, ale jak na razie działa całkiem szybko.
• Wszystkie moje dane finansowe są w jednym miejscu i u mnie a nie gdzieś w sieci – ja czuję się z tym bardzo bezpiecznie. Oczywiście regularny backup to podstawa.
• Dane przechowywane są w jednym pliku, którego kopia tworzona jest przy każdym zamknięciu aplikacji – łatwo taki plik skopiować w inne miejsce i nie jest on szczególnie duży. Kilknastoletnia historia wszystkich moich operacji finansowych mieści się w pliku o wielkości 40 MB.
• Bogate możliwości parametryzacji i pełna elastyczność
• Podpowiadanie nazw płatników/kontrahentów i kategorii podczas ich wpisywania – co w połączeniu z możliwością bezpośredniego wpisywania nazwy podkategorii (z pominięciem kategorii) gigantycznie przyspiesza spisywanie wydatków
• Możliwość eksportowania danych z poszczególnych kont oraz z raportów. W tym drugim przypadku możliwe jest ich łatwe zaimportowanie do Excela, gdzie mogą być poddane dalszym obróbkom.
• Program będący rynkowym standardem – dzięki temu możliwe jest zaimportowanie jego danych do innych programów umożliwiających zarządzanie osobistymi finansami, których producenci chcą przejąć istniejącą bazę użytkowników Microsoft Money.
• Możliwość łatwego budowania własnych, przekrojowych raportów
• I ostatnia, chociaż bardzo ważna cecha – Microsoft Money dostępny jest całkowicie bezpłatnie i można go pobrać ze strony producenta.

Wady aplikacji Microsoft Money:

• Dostępna jest wyłącznie w języku angielskim
• Nie jest już rozwijana – Microsoft wstrzymał rozwój aplikacji, ale dzięki temu z najświeższej jej wersji można korzystać bezpłatnie
• Nie obsługuje importu danych z kont bankowych banków działających w Polsce – MS Money posiada tylko możliwość importu danych z banków amerykańskich. Kiedyś próbowałem importować dane z polskich banków, ale był to proces czasochłonny i daleki od optimum.
• Zauważyłem, że ma jeden problem w pracy na Windows 8 – zawiesza się przy wprowadzaniu nowego kontrahenta podczas rejestrowania transakcji. Da się ten problem obejść dodając kontrahenta na liście kontrahentów. Problem ten pokazuje jednak, że brak rozwoju aplikacji, może doprowadzić do tego, że w końcu przestanie ona działać na nowych wersjach systemu operacyjnego. No ale po premierze Windows 8 mam kilka lat spokoju z aktualizowaniem systemu 🙂
• Brak wersji mobilnej aplikacji – dane można wprowadzać wyłącznie do aplikacji pracującej na komputerze z Windows. Użytkownicy Mac nie skorzystają z tej aplikacji.

Więcej wad na razie nie widzę. Naprawdę jestem zadowolony z tego programu i jest to (obok pakietu Office) najdłużej przeze mnie wykorzystywana aplikacja.

Instalacja Microsoft Money

Microsoft Money możesz bezpłatnie pobrać stąd. Proces instalacji szczegółowo przedstawiony jest na poniższym filmie. Najważniejszym elementem instalacji jest umieszczenie pliku z bazą danych MS Money w miejscu, w którym będziesz potrafił go zlokalizować.

Zakończeniem instalacji powinna być konfiguracja miejsca, w którym zapisywana będzie kopia danych MS Money. Ja zalecam, aby taka kopia wykonywana była zawsze automatycznie podczas zamykania aplikacji. Właśnie takie ustawienia prezentuję na filmie zamieszczonym powyżej.

Nawigacja po Microsoft Money

Program MS Money dostępny jest wyłącznie w wersji angielskiej (i japońskiej – ale tej chyba nie chcecie wykorzystywać :-)), a więc dla niektórych z Was jego obsługa może być utrudniona. Nie przejmujcie się tym jednak, gdyż przybliżę Wam podstawowe słownictwo i na filmach oprowadzę po funkcjach programu. A raz poznane zasady, pozwolą Wam po krótkim treningu sprawnie posługiwać się tą aplikacją.

Sprawdź również: Kategoryzacja wydatków, czyli droga do budżetu domowego

Nowoutworzony podczas instalacji plik MS Money jest pusty. To znaczy, że musimy go wypełnić danymi, ale zanim to nastąpi warto poznać podstawowe zasady nawigacji w aplikacji. Podczas oglądania poniżej zamieszczonego filmu, przydatne będzie poznanie znaczeń następujących opcji aplikacji:

• Account List – lista wszystkich Twoich kont
• Bills Summary – lista wszystkich zaplanowanych płatności rachunków (jednorazowych i cyklicznych)
• Portfolio – lista wszystkich inwestycji
• Categories – kategorie, o których szczegółowo pisałem w artykule “Kategoryzacja wydatków, czyli droga do budżetu domowego”
• Payees
• Reports – raporty
• Home inventory – inwentaryzacja sprzętów domowych

Ustawianie kategorii i klasyfikacji

Jeśli jeszcze nie czytałeś artykułu “Kategoryzacja wydatków, czyli droga do budżetu domowego”, to zdecydowanie nastąpił moment, w którym powinieneś to uczynić. Dobrze byłoby, gdybyś wrócił do dalszego czytania tego artykułu z już przygotowaną wstępną listą Twoich kategorii.

Microsoft Money zaraz po instalacji zawiera przykładową listę kategorii wydatków i przychodów (zarobków), przy czym pech chciał, że kategorie nazwane są po angielsku 🙂 Moim zaleceniem jest aby je wszystkie po prostu usunąć i utworzyć w ich miejsce własną kategoryzację. Na poniższym filmie pokazuję jak to zrobić.

Nową kategorię tworzymy klikając przycisk New. Na kolejnych ekranach kreatora trzeba najpierw wprowadzić nazwę kategorii, potem zdecydować czy jest to kategoria wydatkowa (Expense) czy przychodowa (Income) i po kliknięciu Next wybrać grupę kosztową lub przychodową (np. wydatki na samochód, jedzenie, rachunki, podatki itp.). Szczerze mówiąc mi nigdy nie chciało się tego precyzyjnie ustawiać i wszystkie kategorie kosztowe mam sklasyfikowane po prostu jako Other Expense, czyli inny wydatek 🙂 Z perspektywy raportów to naprawdę niewiele zmienia, gdyż opieram się wyłącznie na mojej kategoryzacji.

Film pokazuje również tzw. klasyfikację, czyli dodatkowy przekrój umożliwiający przydzielenie wydatków w konkretnej kategorii do konkretnego członka rodziny lub konkretnej nieruchomości itp.

Microsoft Money umożliwia wprowadzenie dwupoziomowej klasyfikacji, co pozwala później tworzyć bardzo szczegółowe przekroje. Przykładowo: “pokaż mi raport zawierający wszystkie wydatki poniesione na Mieszkanie:Kwiaty (czyli kategoria i podkategoria), dokonane przez moją Żonę (czyli klasyfikacja pierwszego poziomu według Family Member, czyli członków rodziny) i związane z zakupami do mieszkania XYZ (czyli klasyfikacja drugiego poziomu według Properties, czyli nieruchomości, które posiadamy)”.

Ostatnim elementem jest dodanie kontrahentów (Payees) czyli tych osób i firm, którym płacimy lub które nam płacą. Możemy najpopularniejszych z nich dodać od razu do listy Payees (przykład na filmie powyżej) lub dodawać ich sukcesywnie przy wpisywaniu transakcji. Jedną z zalet MS Money jest możliwość dynamicznego dodawania zarówno kontrahentów, jak i kategorii, w trakcie spisywania wydatków.

Zasady nazywania płatników szczegółowo opisałem w artykule “Kategoryzacja wydatków”, ale tutaj je jeszcze raz powtórzę:

• Staraj się jednoznacznie nazywać płatników, z którymi będziesz mieć do czynienia więcej niż jeden raz, np. Auchan, Shell, Cukiernia Antolak, Piekarnia Lubaszka itp. Dzięki temu będziesz mógł na koniec roku zrobić sobie zestawienie hipermarketów/sklepów i zobaczyć, w którym z nich zostawiasz najwięcej pieniędzy (i na co!). To samo dotyczy instytucji, np. Spółdzielnia Mieszkaniowa XYZ, RWE itd.
• Nie nazywaj precyzyjnie tych firm, z którymi masz do czynienia tylko raz. Przykładowo: jeśli na Allegro od danego sprzedawcy kupuję tylko raz, to nie tworzę w MS Money nowego płatnika. Nazywam go po prostu (Allegrowicz). Przyjąłem też taki system nazywania: jeśli płatnik jest niekonkretny, to nazywam go grupowym określeniem oraz umieszczam to określenie w nawiasie. Dzięki temu na pierwszy rzut oka widzę potem czy mowa o konkretnej Piekarni Lubaszka czy po prostu jakiejś tam piekarni (innej niż Lubaszka). Przykładowe określenia grupowe, to: (Agencja nieruchomości), (Basen), (Bazar), (Ciuchland), (Hotel) itd. Ale jeśli już wydaję pieniądze w konkretnym hotelu w sposób ciągły, np. sypiam regularnie w IBISach, to dodaję płatnika Hotel IBIS (już bez nawiasów).

Dodawanie kont do Microsoft Money

Kolejnym ważnym krokiem jest przygotowanie listy naszych kont. Konto jest nazwą umowną. Konto to inaczej każde miejsce, w którym mogą znajdować się nasze pieniądze.

Ja mam prosty system nazywania kont. Posługuję się kluczem: Skrócona nazwa banku – Nazwa konta – Czego dotyczy, np.

• Meritum – ROR
• Meritum – Lokata 1 – Michał
• Meritum – Lokata 2 – Szymon
• mBank – eKonto
• mBank – eMax
• mBank – IKE – Gabi
• AliorSync – ROR
• Millennium – ROR – Dobre konto

Oprócz kont bankowych koniecznie trzeba dodać również inne konta. W szczególności miejscem, w którym znajdują się nasze pieniądze jest portfel. Dlatego w MS Money mamy utworzone konto o nazwie Gotówka. My z Żoną nie prowadzimy dla siebie oddzielnych portfeli w Microsoft Money (chociaż mogę sobie wyobrazić, że chcesz mieć oddzielną od swojej “połówki” kontrolę nad stanem własnego portfela). Nam zależy na tym by ogólnie panować nad tym ile pieniędzy mamy wspólnie w gotówce.

Innym miejscem, w którym znajdują się nasze pieniądze, są karty kredytowe. Karty te nie są powiązane z żadnym z naszych kont bankowych. Są to byty samoistne, dzięki którym możemy zadłużać się do konkretnej kwoty (nie przekraczającej limitu karty), a następnie po okresie nazwanym grace period – musimy spłacić zadłużenie w całości lub w części. Spłata takiego zadłużenia następuje przelewem z konta bankowego na konto karty kredytowej. Karty kredytowe są kontem specjalnego typu w Microsoft Money. Szczegóły zaprezentowane są na filmie poniżej 🙂

A gdzie powinny być odnotowywane wydatki kartami debetowymi? Zdecydowanie na koncie, z którym są powiązane. Karta debetowa jest tylko sposobem dysponowania pięniędzmi, które zgromadzone są na kontach. Można wyróżnić dwa typy transakcji kartami debetowymi:

• Płatność za towar lub usługę w punkcie stacjonarnym lub przez Internet – w takim przypadku wydatek powinien być zarejestrowany bezpośrednio na koncie, z którym powiązana jest karta
• Wykorzystnie karty do wyciągnięcia pieniędzy z bankomatu – w takim przypadku operacja taka będzie “transferem” (przelewem) pieniędzy z konta, z którym powiązana jest karta (np. ROR) na konto Gotówka.

Spisywanie wydatków

Jeśli skonfigurowałeś już aplikację, stworzyłeś własną kategoryzację i skreowałeś konta w Microsoft Money, to jesteś już gotowy do rozpoczęcia spisywania wydatków. Jeśli nie czytałeś jeszcze artykułu “Jak zacząć spisywanie wydatków?”, to jest to dobry moment abyś to uczynił 🙂

Aby spisać wydatek do Microsoft Money, trzeba wykonać następujące kroki:

• Wejść na zakładkę Banking i wybrać konto, na którym chcemy odnotować wydatek
• Zaznaczyć parafkę Show transaction forms, jeśli nie jest ona zaznaczona
• Korzystając z formularza, który pojawi się na dole ekranu, odnotować:
  • Wydatek (Withdrowal)
  • Przychód (Deposit)
  • albo przelew miedzy kontami (Transfer)

Trzeba pamiętać, aby przy każdej transakcji podać jej datę (Date), kontrahenta (Pay to lub From), kwotę (Amount), kategorię i podkategorię (Category) oraz klasyfikację, np. przyporządkowanie wydatku/przychodu do członka rodziny (Family members). Dodatkowo można dopisać komentarz do każdej transakcji (Memo). Warto to robić wszędzie tam, gdzie kupujemy np. sprzęt objęty gwarancją – wtedy odnotowujemy do kiedy jest gwarancja, kupujemy coś za walutę obcą – wtedy warto odnotować jaka była kwota w walucie zakupu itp.

Często zdarza się, że pojedyncza transakcja obejmuje wiele różnych produktów, które chcielibyśmy sklasyfikować w różnych kategoriach. W takim przypadku trzeba skorzystać z funkcji Split, czyli podzielenia jednej transakcji na różne podtransakcje. Szczegółową prezentację, jak należy to uczynić, zobaczysz na poniższym filmie. Ja zdradzę tutaj mój sposób spisywania długich rachunków z hipermarketów:

• Najpierw spisuję całkowitą kwotę transakcji w polu Amount
• Następnie klikam przycisk Split
• Spisuję po kolei wszystkie pozycje rachunku, które NIE SĄ w kategorii Jedzenie : Dom, a to dlatego, że najczęściej to właśnie jedzenia do domu mam najwięcej na każdym rachunku z hipermarketu. Takich innych pozycji mam zazwyczaj kilka (rzadko kilkanaście).
• Na koniec, jak ostatnią kategorię wprowadzam Jedzenie : Dom. Nie muszę już sumować tych pozycji z rachunku, gdyż Microsoft Money automatycznie uzupełnia mi kwotę do różnicy pomiędzy całkowitą kwotą rachunku (wpisaną wcześniej w Amount) i sumą dotychczas rozdzielonych wydatków z tego rachunku.
• Zatwierdzam podział i tyle 🙂

Sposób wprowadzania wydatków i klasyfikowania przychodów – niczym się od siebie nie różni bez względu na tym konta, którym się posługujemy. Inaczej wygląda to tylko na kontach inwestycyjnych, ale te nie są przedmiotem tego przewodnika. Zapraszam do obejrzenia filmu, na którym krok po kroku pokazuję jak spisywać wydatki i jak dokonywać przelewów między kontami.

Rachunki, budżet, raporty, inwestycje…

W tej części przewodnika przedstawiłem komplet informacji, które umożliwią Ci rozpoczęcie spisywania wydatków w Microsoft Money. Oczywiście nie wyczerpałem nim tematu obsługi MS Money. Planuję ciąg dalszy, w którym omówię takie tematy jak:

• Bills – czyli sposób pamiętania i przypominania o cyklicznych płatnościach
• Zarządzanie inwestycjami
• Tworzenie i kontrola wykonania budżetu domowego
• Raporty – w tym również sposoby dostosowywania ich do własnych wymagań.

Nie nastąpi to na pewno szybko. Jest to kwestia co najmniej kilku tygodni. I dlatego już teraz zachęcam Cię do samodzielnego eksperymentowania z Microsoft Money. Aplikacja ma bardzo bogate możliwości, które możesz poznać również we własnym zakresie. Ale nawet, jeśli tego nie będziesz chciał robić, to masz już wszystko czego Ci potrzeba do rozpoczęcia spisywania wydatków. I warto żebyś to robił 🙂

W artykule tym zamieściłem po raz pierwszy przewodniki wideo. I tradycyjnie bardzo zależy mi na Twojej opinii. Proszę, napisz co myślisz, co Ci się podoba, a co mogłem zrobić lepiej. Co mógłbym poprawić?

Proszę Cię także o polubienie mojego blogu na Facebooku – w prawej kolumnie bloga znajdziesz ramkę, w której znajduje się przycisk “Lubię to” dla całego bloga. Wczoraj liczba fanów bloga przekroczyła 350. Dzięki wielkie! Ciekawe czy uda mi się mieć 500 fanów do końca 2012 roku 🙂

Dziękuję za wsparcie i życzę Ci pomyślnego korzystania z Microsoft Money. Przypominam, że aplikacja jest całkowicie bezpłatna 🙂