Kategoryzacja wydatków, czyli droga do budżetu domowego

Jednym z największych dylematów osób przystępujących do spisywania wydatków jest sposób ich kategoryzowania, czyli takiego oznaczania poszczególnych wydatków, żeby potem można było stworzyć czytelny raport i dowiedzieć się ile wydaliśmy na jedzenie, na samochód, na różnego rodzaju opłaty, ubranie, rozrywkę itd.

Z własnego, kilkunastoletniego doświadczenia wiem, jak trudno jest stworzyć własny system kategoryzacji wydatków i przychodów. Wiem też, że nie ma sensu jego nadmierne komplikowanie. Listę kategorii trzeba mieć bowiem w głowie – tak żeby przy spisywaniu wydatków nie tracić czasu zastanawiając się, gdzie “wrzucić” konkretny koszt.

W tym artykule przedstawiam kilka możliwych wariantów kategoryzacji wydatków: od bardzo prostych, przeznaczonych dla początkujących “planerów budżetu domowego” aż do bardziej rozbudowanych – zawierających szczegółową kategoryzację wielu rodzajów przychodów i kosztów. Tłumaczę również jak stworzyć wielowymiarowe kategoryzacje, czyli takie które pozwalają nam robić przydatne przekroje i zestawienia, np. wszystkie koszty poniesione na wakacje, koszty wyposażenia konkretnego mieszkania, koszty związane z zakupami ubrań dla konkretnej osoby.

Co składa się na opis pojedynczej transakcji

Zanim przejdę do opisu kategoryzacji, najpierw przedstawię co składa się na opis pojedynczej transakcji. Od razu posługuję się nazewnictwem stosowanym w aplikacji Microsoft Money, ale tak naprawdę ten sposób opisu transakcji stosowany jest w każdym oprogramowaniu do zarządzania finansami. Warto go również stosować tworząc własny arkusz Excel do spisywania wydatków.

Na opis transakcji składają się następujące informacje:

• Konto (Account) – czyli czym płacimy za dany zakup, albo na które konto wpada dany przychód. O tym co jest kontem pisałem już w artykule “Jak zacząć spisywanie wydatków”. Oddzielnym kontem są: konto ROR, konto oszczędnościowe, lokata, ale także karta kredytowa i gotówka.
• Data transakcji (Date)
• Płatnik / Płacący / Kontrahent (Payee) – czyli komu płacimy lub kto nam płaci: nazwa firmy, nazwa sklepu, nazwa urzędu
• Kwota transakcji (Amount) – czyli sumaryczna wartość paragonu (lub wpływu na konto)
• Kategoria (Category) – o tym zaraz będę szczegółowo pisał
• Podkategoria (Sub-category)
• Członek rodziny (Family member) – czyli kogo dotyczy dana transakcja, np. kupiliśmy podręczniki dla Córki, zapłaciliśmy za lekcje angielskiego dla Syna, kupiliśmy buty dla siebie itp. Dla mnie “Family member” to nie tylko członkowie rodziny, ale każde centrum kosztów, np. Mieszkanie 1, Mieszkanie 2, Działka.
• Notatka (Memo) – dowolna notatka dotycząca danej transakcji. Czasami krótko opisuję niektóre zakupione przedmioty, aby w przyszłości łatwo (korzystając z funkcji wyszukiwania) znaleźć informację, np. za ile kupiłem pralkę, kiedy ją kupiłem, na ile lat była gwarancja itp. Jeśli coś kupuję za walutę EUR lub USD, ale płacąc kartą w PLN, to wpisuję w notatce jaka była oryginalna cena w EUR/USD.

Niektóre programy pozwalają także wprowadzić unikalny identyfikator każdej transakcji. Chociaż Microsoft Money daje taką możliwość, to ja z niej nie korzystam.

Widok takiej przykładowej, pojedynczej transakcji przedstawiony jest na rysunku.

Widać, że w cukierni Antolak kupiłem jedzenie do pracy, widać kiedy, widać, że wydatek ten dotyczy mnie a nie Żony i wiem też, że były to produkty (zapewne słodkości), które przyniosłem z okazji mojego 10-lecia w firmie. Stąd nie dziwi mnie ten wydatek. I stąd analizując raport miesięczny będę wiedział, że wydatki na jedzenie w pracy wzrosły w tym miesiącu w sposób uzasadniony (czytaj: był ku temu powód).

To czego nie widać na tym rysunku to konto, z którego płaciłem za ten zakup. A to dlatego, że w aplikacji Microsoft Money, konto wybiera się jeszcze przed wprowadzeniem informacji o transakcji (wprowadzam ją już na konkretnym koncie – w tym przypadku była to płatność kartą kredytową).

Kilka wskazówek dotyczących opisu transakcji

Na początku mojego spisywania wydatków (pierwsze próby zapanowania nad tym to rok 1996) nie wiedziałem jak się do tego zabrać i popełniłem dużo błędów, które później utrudniały mi analizowanie wprowadzonych danych. A dobre opisywanie transakcji jest podstawowym sposobem wprowadzania porządku w swoich raportach finansowych. Przykładowo: jeśli zbyt często będziesz przypisywać wydatki do kategorii Inne wydatki : Inne, to okaże się, że w żaden sposób nie potrafisz dojść na co poszły te pieniądze. Spora część wydatków będzie lądowała w tym wielkim „worku”.

Podobnie, jeśli większość miejsc, w których robisz zakupy, oznaczać będziesz jako Sklep, to na koniec miesiąca nie połapiesz się, w którym sklepie kupiłeś dany produkt. A od razu ujawnię, że w przypadku, gdy dany produkt mi nie odpowiada (zakupy impulsowe, których staram się unikać), to w pierwszej kolejności sprawdzam w Microsoft Money gdzie go kupiłem i kiedy, i sprawdzam czy jeszcze mogę go zwrócić. Program do zarządzania domowym budżetem nie jest dla mnie wyłącznie listą dokonanych transakcji, ale także centralną bazą informacji, np. o posiadanym sprzęcie. Im lepiej opiszę każdą transakcję, tym większą korzyść osiągam w miarę upływu czasu.

Ta wiedza przydawała mi się szczególnie, gdy pozbywaliśmy się sprzętu po naszych dzieciach: wózków, kojców, bujaczków, fotelików itd. Mogłem szybko sprawdzić za ile je kupiłem i kiedy – chociażby po to by napisać odpowiedni opis przy transakcji na Allegro lub też przekonać znajomych, że za używany sprzęt tego producenta i w takim świetnym stanie, warto zapłacić 200 zł, bo mnie kosztował 400 zł 🙂

Sprawdź również: Recepta na kontrolę nad swoimi finansami 

A więc kilka wskazówek na początek:

1. Staraj się jednoznacznie nazywać płatników, z którymi będziesz mieć do czynienia więcej niż jeden raz, np. Auchan, Shell, Cukiernia Antolak, Piekarnia Lubaszka itp. Dzięki temu będziesz mógł na koniec roku zrobić sobie zestawienie hipermarketów/sklepów i zobaczyć, w którym z nich zostawiasz najwięcej pieniędzy (i na co!). To samo dotyczy instytucji, np. Spółdzielnia Mieszkaniowa XYZ, RWE itd.
2. Nie nazywaj precyzyjnie tych firm, z którymi masz do czynienia tylko raz. Przykładowo: jeśli na Allegro od danego sprzedawcy kupuję tylko raz, to nie tworzę w MS Money nowego płatnika. Nazywam go po prostu (Allegrowicz). Przyjąłem też taki system nazywania: jeśli płatnik jest niekonkretny, to nazywam go grupowym określeniem oraz umieszczam to określenie w nawiasie. Dzięki temu na pierwszy rzut oka widzę potem czy mowa o konkretnej Piekarni Lubaszka czy po prostu jakiejś tam piekarni (innej niż Lubaszka). Przykładowe określenia grupowe, to: (Agencja nieruchomości), (Basen), (Bazar), (Ciuchland), (Hotel) itd. Ale jeśli już wydaję pieniądze w konkretnym hotelu w sposób ciągły, np. sypiam regularnie w IBISach, to dodaję płatnika Hotel IBIS (już bez nawiasów).
3. Przygotuj płatnika (Inni) oraz kategorię i subkategorię Inne wydatki : Inne, do których będziesz przypisywać wszystkie te wydatki, których nie chcesz szczegółowo kategoryzować lub nie wiesz na co poszły pieniądze. Musisz się pogodzić z tym, że niektórych paragonów nie uda Ci się odszyfrować 🙂 lub po prostu nie będziesz wiedzieć jak sklasyfikować dany zakup, np. dlatego, że nie masz jeszcze odpowiadającej mu kategorii i w momencie spisywania nie chcesz się zastanawiać nad tym jak ją nazwać. W takim przypadku warto na koniec miesiąca zobaczyć co znajduje się w kategorii Inne wydatki : Inne i zastanowić się jak “rozparcelować” ten wydatek.

Proste kategorie wydatków

Jeśli czytałeś artykuł “Jak Dorota opanowała swój budżet domowy, czyli Budget dla iPhone”, to już wiesz, że kilka prostych kategorii wystarczy do tego, by zapanować nad swoimi wydatkami.

Moja rada: zacznij od jak najprostszej kategoryzacji. I moja druga rada: nie podchodź bezkrytycznie do kategoryzacji, które znajdziesz w Internecie (także tych w tym artykule). Każdy ma nieco inne oczekiwania i nieco inny sposób klasyfikacji kosztów i przychodów, i dlatego musisz samodzielnie wypracować swoją idealną kategoryzację. Mam nadzieję, że ten artykuł Ci w tym pomoże :), ale proszę – nie krytykuj moich propozycji tylko dlatego, że nie będą odpowiadać Twoim oczekiwaniom. Przyjmij, że daję Ci najlepsze co mam, ale dopasowanie do własnych wymagań musisz uczynić sam 🙂

A więc co powinno być kategorią? Najprostsza odpowiedź: to co chcesz śledzić i wyodrębnić ze swoich przychodów i kosztów. Zaczniemy od najprostszej kategoryzacji. Prostszej nawet od tego co zaproponowała Dorota. Kategorie wydatków mogłyby się prezentować następująco:

1. Jedzenie
2. Mieszkanie – kredyt, wynajem, czynsz do spółdzielni
3. Inne opłaty i rachunki
4. Zdrowie, higiena i chemia
5. Ubranie
6. Relaks – mieszczą się tu wydatki na kino, teatr, książki, jak i hobby
7. Transport – wszystko co jest związane z przemieszczaniem się: bilety, paliwo
8. Inne wydatki – wszystko co nie mieści się w powyższych kategoriach

Oczywiście nie zalecam aż tak uproszczonej listy, ale jeśli nie wiesz od czego zacząć i traktujesz to jako wymówkę usprawiedliwiającą “nie-spisywanie” wydatków, to weź się w garść i zacznij chociażby od niej 🙂

Rozbudowane sposoby kategoryzowania wydatków

Prosta kategoryzacja nie dałaby mi wielu informacji na temat tego jak wydaję pieniądze. Dlatego moja lista kategorii jest znacznie dłuższa i dodatkowo stosuję także podkategorie. Podkategorie pozwalają mi analizować dane szczegółowo, ale jeśli w danym raporcie szczegóły nie są mi potrzebne, to analiza dotyczy całych kategorii.

Grupowanie podkategorii w kategorie ma także znaczenie przy planowaniu budżetu domowego. Możemy bowiem wprowadzić miesięczne limity wydatków dla konkretnej podkategorii, np. jedzenie na mieście, lub ograniczyć całą kategorię, np. że na jedzenie nie chcemy wydać więcej niż 1500 zł / m-c bez względu na to czy jest to na mieście, w domu czy podczas wyjazdu.

Przykładowa wizualizacja miesięcznych wydatków przez pryzmat kategorii przedstawiona jest poniżej (przykład z aplikacji Microsoft Money).

Jeśli jednak zależy nam na większej szczegółowości, to można kliknąć w kolumnę Jedzenie i zobaczyć listę składających się na nią transakcji…

… a także wygenerować szczegółowy miesięczny raport, w którym zobaczymy dane w dowolnym, interesującym nas przekroju, np. transakcje zgrupowane w podkategorie, którymi są u mnie Jedzenie : Dom, Jedzenie : Miasto, Jedzenie : Piwo itd.

W przypadku tworzenia kategoryzacji warto w mojej opinii kierować się podobną zasadą, jak w przypadku płatników. Jeśli chcemy jakiś element składowy kosztów śledzić w trakcie upływu czasu, to warto dla niego wydzielić oddzielną kategorię lub podkategorię. Ale nie warto przesadzać 🙂 Ja staram się wszystkie kategorie pamiętać. Dzięki temu wpisując nowy wydatek, nie muszę w ogóle zastanawiać się nad tym do której kategorii go wrzucić. Nie ukrywam, że bardzo cenię tu sobie pomoc aplikacji Microsoft Money, która automatycznie podpowiada mi nazwę kategorii i podkategorii już po wpisaniu pierwszych liter jej nazwy.

Jedynym odstępstwem dla mnie od powyższej zasady są kategorie Czasopisma, Pożyczka oraz Prezent. Tam jeśli kupuję konkretne pismo lub pożyczka/prezent są dla konkretnej osoby, to ich nazwa lub imię i nazwisko stanowią nazwę podkategorii. Przy czasopismach przyjąłem taką zasadę, gdyż chcę mieć zawsze pełną kontrolę nad tym, na ile wpływa na mój poziom kosztów zrezygnowanie z lektury konkretnego tytułu. Brak opamiętania w tych kategoriach doprowadził do tego, że przez ostatnie lata spisywania wydatków, narosło mi tam po kilkadziesiąt podkategorii 🙂

Warto również w każdej kategorii dodać sobie podkategorię Inne, np. Higiena : Inne. Dzięki temu wszystko, do czego nie macie wydzielonej podkategorii, może trafiać właśnie do Inne. Ale jednocześnie zalecam pilnowanie się by Inne w każdej kategorii nazywało się tak samo, a nie, np. Różne, Co innego, Różności. Łatwiej Wam będzie zapamiętać, gdy podkategorie nazwane będą tak samo.

Poniżej załączam Wam kilka przykładowych list kategorii w formie plików PDF oraz Exceli:

• Kategoryzacja Michała – moja nieoptymalna kategoryzacja wydatków i przychodów, którą “hodowałem” przez ostatnie kilkanaście lat. Wiele z kategorii nie jest już wykorzystywanych, ale trzymam je, gdyż zawierają dane historyczne. Gdybym dzisiaj od nowa konstruował moją kategoryzację wydatków, to usunąłbym niektóre dublujące się kategorie, np. Dzieci : Ubranie wciągnąłbym do kategorii Ubranie (tam gdzie są ubrania kupowane dla dorosłych) rozróżniając je przy zastosowaniu klasyfikacji Członek rodziny, a nie poprzez tworzenie oddzielnej kategorii. Szerzej o tym piszę w dalszej części artykułu.
• Kategoryzacja Andrzeja Fesnaka – kategoryzacja opracowana przez autora książki “Jakie decyzje finansowe podejmują bogaci i dlaczego biedni robia błędy działając inaczej”.
• Kategoryzacja Kontomierz.pl – kategoryzacja, z którą spotkacie się w usłudze Kontomierz.pl.
• Kategoryzacja Meritum Planer – kategoryzacja, którą napotkacie korzystając z usługi Meritum Planer dostępnej dla posiadaczy konta w Meritum Bank.

Sprawdź również: Jak kontrolować wydatki

Family member, czyli dodatkowy wymiar kategoryzacji

Opisywanie wydatków kategorią i podkategorią doskonale sprawdzało mi się do czasu, kiedy nie okazało się, że różni członkowie rodziny mają różne zwyczaje zakupowe, których nie potrafiłem wyłuskać z moich zestawień finansowych. O ile nie interesowało mnie nigdy (i nadal nie interesuje) kto z nas kupuje i je, np. słodycze, to już wydatki na ubrania, książki, czasopisma, art. papiernicze i gadżety – chciałbym móc przypisywać do konkretnych członków rodziny.

Problem ten nasilił się kiedy zaczęliśmy korzystać z więcej niż jednego samochodu oraz posiadać więcej niż jedno mieszkanie. Klasyfikując wydatki na auta jako Samochód : Ropa i Samochód : Serwis – nie mogłem w łatwy sposób dowiedzieć się, który samochód kosztuje nas więcej. Podobnie czynsz z obu mieszkań trafiał do kategorii Opłaty : Czynsz i nie mogłem łatwo zrobić podsumowania kosztów “per mieszkanie”. Analogicznie jest, np. z Ubrania : Spodnie – wiadomo, że kupiliśmy spodnie, ale dla kogo?

Z pomocą w takim przypadku przychodzi dodatkowa klasyfikacja po członkach rodziny. Przy czym ja stosuję ją zarówno żeby przypisać wydatek (i zarobek też!) do członka rodziny, jak i stosować inną “meta-kategoryzację”. W moim Microsoft Money lista członków rodziny przedstawia się następująco (nazwy są nieco inne, ale podział dokładnie taki):

• Dzieci – jeśli nie wiem dla którego dziecka coś było kupione, ale wiem, że dla nich 🙂
• Syn
• Córka
• Żona
• Michał
• Działka
• Mieszkanie 1
• Mieszkanie 2
• Firma
• Blog
• Wakacje

Możecie się zastanawiać dlaczego Wakacje są oddzielnie – już to tłumaczę. Na wakacjach, podobnie jak w pozostałym czasie, zdarza nam się wydawać pieniądze na jedzenie, paliwo do auta, kino, relaks, hotele – ale wszystkie te aktywności związane są z wakacjami i dlatego przydzielam je wtedy do tego “członka rodziny”. To pozwala mi później zrobić pełny raport uwzględniający tylko te koszty, które związane były z wakacjami – nawet jeśli w międzyczasie kupowaliśmy coś innego, np. na prezent czy do domu.

Fragment takie przykładowego raportu dotyczącego kosztów wakacji, możecie zobaczyć poniżej.

 

SPLIT czyli podział transakcji

Ostatnim elementem, który muszę omówić zanim przejdę do artykułu przedstawiającego prowadzenie wydatków w konkretnej aplikacji, jest tzw. split, czyli rozdzielenie jednej transakcji (jednego rachunku) na więcej niż jedną kategorię.

Idealny świat (z perspektywy spisywania wydatków) wyglądałby następująco: kupujemy produkt, otrzymujemy rachunek, spisujemy ten rachunek przypisując go do konkretnej kategorii. Rzeczywistość bywa jednak znacznie bardziej skomplikowana: wychodzimy z Auchan z pełnym wózkiem i jednym długim rachunkiem, na którym mamy zazwyczaj kilkadziesiąt pozycji: jedzenie, środki czystości, kosmetyki i inne produkty. A transakcji kartą dokonaliśmy jednej. Spisując taki wydatek musimy więc wykonać operację rozbicia jednej transakcji na wiele kategorii i podkategorii. Operacja taka w Microsoft Money nazywa się split.

Uczciwie powiem, że gdyby nie konieczność wykonywania splitów, to prawdopodobnie arkusz Microsoft Excel z powodzeniem wystarczyłby mi do prowadzenia buchalterii wydatków. Ale split wszystko komplikuje 🙂 Na szczęście w Microsoft Money w łatwy sposób mogę podzielić każdą transakcję.

Poniżej przedstawiam zapis takiej transakcji w Microsoft Money.

Po kliknięciu na przycisku Split można zobaczyć, w jaki sposób transakcja została podzielona.

Sposób “rozczłonkowania” transakcji na podkategorie można także zobaczyć najeżdżając kursorem myszy na konkretny zakup na liście transakcji.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten arcy-mega-długi artykuł dotyczący kategoryzacji pomoże Ci przygotować własny sposób kategoryzowania wydatków i przychodów. W kolejnym artykule pokażę Ci już aplikację Microsoft Money i opowiem, jak się nią posługiwać.

Mam też do Ciebie prośbę: jeśli chociaż troszkę Ci pomogłem i chciałbyś mi się odwdzięczyć, to kliknij proszę “Lubię to”. A jeśli nie chciałbyś żeby omijały Cię kolejne artykuły, które będę publikował na blogu, to koniecznie zapisz się na mój newsletter w tym czarnym boxie poniżej artykułu.

A może masz pomysł na inną kategoryzację wydatków lub pytania dotyczące moich propozycji? Napisz o nich proszę w komentarzu 🙂